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Gerenciar dados no Excel pode ser simples, mas também pode se tornar um desafio e consumir muito tempo, sobretudo quando você precisa trabalhar com fontes e tipos de dados variados. A inserção em linhas e colunas, limitações de tamanho e a junção de múltiplas planilhas exigem o uso de fórmulas complexas que tornam seus resultados mais propensos a erros. E mais, quando qualquer alteração é feita, você precisa repetir cada etapa do processo de preparação e combinação de dados novamente.
O Alteryx apresenta uma solução diferente, com uma plataforma integrada para executar fluxos de trabalho, que permite preparar, combinar e analisar diversos tipos de dados de origens distintas, incluindo dados não estruturados. E como seu tempo é dedicado à construção de um fluxo de trabalho reproduzível que documenta cada passo do processo, basta executá-lo novamente sempre que seus dados mudarem, resultando em menos tempo analisando dados, menos erros e maior consistência.
Apresentamos algumas das funções de dados mais comuns executadas por analistas no Excel. Além disso, mostramos como você pode executá-las ao empregar o Alteryx. Esses exemplos servem para ajudar usuários a aprender como traduzir os conhecimentos do Excel para o ambiente de fluxo de trabalho e ferramentas do Alteryx.
Para saber mais sobre como o Alteryx pode empoderar usuários do Excel, faça o download do e-book Um guia radical para o domínio da análise de dados para usuários de planilhas. Em seguida, baixe uma versão de avaliação gratuita do Alteryx.
Entrada
Abrir arquivos
No Excel
No Alteryx
Para abrir no Excel, clique em Arquivo e depois em Abrir.
Para acessar dados no Alteryx, basta arrastar e soltar a ferramenta Dados de Entrada na tela, localizar o banco de dados e simplesmente selecionar. Depois, clique no menu suspenso Conectar um arquivo ou base de dados na seção de configuração.
Encontre a pasta onde o arquivo está localizado, depois é só clicar e abrir.
A seguir, procure o arquivo não importa onde ele estiver.
Abrir diferentes tipos/estruturas de arquivos
No Excel
No Alteryx
O Excel pode abrir uma quantidade limitada de dados estruturados de arquivos locais.
O Alteryx permite que usuários acessem múltiplas fontes e estruturas de dados. Com a ferramenta Dados de Entrada, usuários podem acessar dados localmente do Excel, Access, XML, SAS, SPSS ou MapInfo, assim como arquivos armazenados em bancos de dados ou HDFS.
Além disso, o Alteryx possui conectores para acessar dados armazenados em sistemas na nuvem, como Amazon S3, Twitter, Foursquare, Marketo, Salesforce, Microsoft Sharepoint ou em outros ambientes de Big Data, como Amazon Redshift, Impala, Spark e muito mais.
Os tipos de arquivos, origens e estruturas podem ser expandidos por meio do acesso à dados na internet, textos e uma ampla variedade de outras fontes de dados.
Inserir múltiplos arquivos de uma pasta
No Excel
No Alteryx
No Excel, se uma pasta tiver múltiplos arquivos do mesmo tipo (ex.CSV), é preciso selecionar um por vez e cada arquivo será aberto em uma planilha separada.
Para fazer isso no Alteryx, arraste a ferramenta Dados de Entrada na tela, localize a pasta e insira um caractere curinga (*). Neste caso, importamos dois arquivos .CSV.
Use a ferramenta Dados de Entrada para localizar o diretório e o arquivo que você está procurando. Neste caso, é o POS_Data.
Após fazer a importação do arquivo POS_Data, vá até a seção de configuração e edite o caminho do diretório adicionando um (_*.csv). Isso reunirá todos os arquivos .CSV no mesmo diretório e os agrupará, desde que apresentem a mesma estrutura e formato de tabela.
Limpeza
Renomear colunas
No Excel
Renomear colunas é rápido e fácil no Excel. Basta clicar na célula da coluna e modificar o nome.
No Alteryx
No Alteryx, também é muito fácil. Com a ferramenta Selecionar, você simplesmente pode renomear o campo da forma que desejar.
Alterar tipos de dados
No Excel
No Alteryx
Renomear colunas é rápido e fácil no Excel. Basta clicar na célula da coluna e modificar o nome.
No Alteryx, a ferramenta Selecionar permite alterar o tipo de dados para qualquer formato.
Além da ferramenta Selecionar, você pode usar a ferramenta Campo Automático. Como o próprio nome sugere, o recurso é capaz de interpretar os dados e atribuir o tipo e o tamanho apropriados ao conteúdo. Isso é especialmente útil para campos contendo strings de texto.
Algumas conversões são um pouco mais complexas. As datas podem sofrer alterações, porque a ferramenta Selecionar talvez não consiga determinar o formato de data da sua preferência. Para isso, você pode usar a ferramenta exclusiva Data e Hora.
Remover colunas
No Excel
No Alteryx
Para remover uma coluna utilizada em um campo calculado, é preciso primeiro copiar e colar valores antes de excluir o original, caso contrário a fórmula será quebrada.
No Alteryx, isso não é um problema. Basta usar a ferramenta Selecionar e desmarcar a caixa ao lado dos itens de que você não precisa ou que deseja ocultar, e ela será removida do seu fluxo de trabalho sem afetar as fórmulas.
Remover linhas
No Excel
No Alteryx
Você pode selecionar manualmente no Excel ou aplicar um filtro rápido para descobrir o que não precisa.
Se conseguir especificar os parâmetros, você pode usar a ferramenta Filtrar. Se for algo complexo, você também pode criar uma fórmula para usar funções IF ou a função substituir ().
Criar novas colunas
No Excel
No Alteryx
A maneira mais prática de criar campos no Excel é inserindo uma coluna nova, nomeando-a e gravando uma fórmula, se necessário.
No Alteryx, em vez de inserir uma coluna na tabela, você pode adicionar um novo campo de saída ao seu fluxo de trabalho com a ferramenta Fórmula. Basta digitar no novo campo (nesse caso, Atingir Metas), e ela será calculada em cada linha.
Dica 1: se precisar combinar o nome e o sobrenome, use uma fórmula com o símbolo "+". Diversas outras fórmulas de texto usam o mesmo nome e sintaxe, por exemplo, Esquerda () ou Direita (). O manual do Alteryx (pressione F1) ajuda você a identificar quais não se enquadram nesse caso.
Dica 2: se quiser dividir um campo com formato regular (talvez separando um campo de endereço com vírgula), aplique a ferramenta Texto para Colunas.
Fórmulas/cálculos
Instruções IF
No Excel
No Alteryx
Todos usam instruções IF (SE) no Excel. É considerada uma das funções mais importantes para a tomada de decisões na plataforma. Para criar uma nova coluna de Potencial de Vendas que classifica valores como Alto, Médio ou Baixo, você pode usar a função IF (SE) no Excel:
=IF(V2>2500, "Alto", IF(V2>1499, "Médio", "Baixo"))
A ferramenta Fórmula é um processador potente de dados e fórmulas. Ela serve para adicionar um campo a uma tabela de entrada, criar campos de dados baseados em uma expressão ou relação de dados ou atualizar um campo existente com base nessas mesmas premissas. Para aplicar a mesma instrução IF no Alteryx, basta criar um novo campo de saída chamado Potencial de vendas e usar o campo Total de vendas para inserir a seguinte expressão:
IF [Total de vendas] > 2500 THEN "Alto" ELSEIF [Total de vendas] > 1499 && [Total de vendas] < 2501 THEN "Médio" ELSE "Baixo" ENDIF
Soma automática
No Excel
No Alteryx
Para criar uma Soma automática no Excel, é preciso selecionar os campos e linhas relacionados e, depois, clicar no símbolo de Soma automática. Ou você pode digitar a fórmula =SUM.
A ferramenta Sumarizar pode realizar uma série de processos de síntese, como agrupar, somar, calcular, processar objetos geográficos, concatenar cadeias de caracteres e muito mais. Neste exemplo, Sumarizar é empregada para reunir transações por cliente e totalizar os gastos finais de cada um.
Calcular somas cumulativas de linhas
No Excel
No Alteryx
Para criar a soma cumulativa de linhas no Excel, você deve criar uma nova coluna e definir o intervalo cumulativo. Neste caso, o ponto inicial é =S2. Em seguida, você acrescenta =S2 + R3 na segunda linha. Após estabelecer esse parâmetro, você pode aplicar a fórmula para o restante das informações relacionadas.
A ferramenta Fórmula de Múltiplas Linhas leva o conceito da ferramenta Fórmula ainda mais além, permitindo incluir dados de linhas na criação de uma fórmula. Esse recurso é muito útil para analisar dados complexos e criar cálculos estatísticos, valores percentuais e outros métodos quantitativos. Nesse caso, é possível criar um novo campo e, em seguida, definir a expressão.
Calcular porcentagens de um total
No Excel
No Alteryx
Para calcular porcentagens no Excel de cada campo com base em um total pode exigir a construção de uma tabela com seus dados e, em seguida, uma tabela dinâmica com base nesses dados. A outra opção é gravar uma instrução SUMIF () para calcular as porcentagens de cada mês e valor. A seguir, veja um exemplo de tabela dinâmica.
A ferramenta Fórmula de Múltiplos Campos facilita a execução de uma única função em vários campos. Esse exemplo cria novas colunas/campos nos dados, exibindo a porcentagem de cada mês.
Transformar
Filtrar
No Excel
A filtragem no Excel é fácil. Basta selecionar a planilha ou as colunas que deseja filtrar e, em seguida, selecionar o menu suspenso de filtros.
No Alteryx
A ferramenta Filtrar no Alteryx permite fazer um filtro básico para dividir dados em dois fluxos: Verdadeiros (dados que atendem à condição) ou Falsos (dados que não atendem à condição).
Ordenar
No Excel
Classificar múltiplas colunas no Excel é fácil. Basta ressaltar a planilha e fazer uma ordenação ou seleção personalizada.
No Alteryx
A ferramenta Ordenar no Alteryx simplifica o processo, permitindo organizar os dados exatamente como você deseja. Selecione o nome da coluna e escolha entre ascendente ou descendente.
Transpor dados
No Excel
No Alteryx
Dinamizar dados no Excel (por exemplo, transpondo dados ou criando uma tabela de referência cruzada) normalmente exige que você crie uma tabela dinâmica para formatar os dados como deseja.
A ferramenta Transpor permite girar a orientação da tabela de dados. Ela converte os dados para permitir a visualização dos campos horizontais sobre um eixo vertical. Além disso, é muito eficaz para extrair dados incompatíveis. Também permite transpor uma quantidade ilimitada de registros ou campos.
A ferramenta Tabela de Referência Cruzada gira a orientação dos dados em tabelas. Ela transforma os dados movendo as colunas verticais para um eixo horizontal e sumarizando os dados onde especificado.
Reordenar campos
No Excel
Para reordenar colunas ou campos no Excel, você precisa realçar as colunas e usar a tecla Shift para arrastar e soltá-las no espaço desejado.
No Alteryx
Para reordenar colunas no Alteryx, você pode usar a ferramenta Selecionar ou fazer o mesmo com a ferramenta Fórmula.
Junção
Agregar dados
No Excel
No Excel, você precisa garantir que as colunas das duas tabelas sejam exatamente iguais e estejam na mesma ordem. Em seguida, copie todo o conteúdo da segunda tabela e cole na primeira linha vazia da primeira tabela.
No Alteryx
O Alteryx simplifica esse processo. A ferramenta União permite combinar múltiplas planilhas com base no nome dos campos, mantendo a posição de cada coluna. É possível alterar facilmente a ordem dos cabeçalhos de colunas em cada planilha para criar um fluxo unificado.
Combinar dados: VLOOKUPS
No Excel
Para juntar várias planilhas no Excel, você pode usar as fórmulas VLOOKUP ou INDEX MATCH e consolidar conjuntos de dados de diferentes fontes ou tabelas. A INDEX MATCH deve ser usada quando o valor da consulta estiver fora da coluna à esquerda, o que impossibilita o uso da fórmula VLOOKUP.
No Alteryx
Se precisar combinar duas entradas com base em campos comuns, você deve executar uma junção. Você também pode inserir dois conjuntos de dados e juntá-los usando a ferramenta Junção. Se você estiver conectando a uma fonte de dados compatível, é possível juntá-los com a ferramenta Dados de Entrada.
Com a ferramenta Junção, você pode combinar duas tabelas com um campo em comum (chave primária) para criar o seguinte:
- Junção interna (I): novas colunas à direita da tabela de origem (E) onde estão os valores da tabela para junção (D) que correspondem ao agrupamento.
- Junção esquerda (E): os registros da tabela original (E) que não encontraram uma correspondência na tabela para junção (D).
- Junção direita (D): os registros da tabela para fazer a junção (D) que não possuem uma correspondência na tabela de origem (E).
Também é possível usar a ferramenta Junção in-DB se você estiver trabalhando com bancos de dados. A Junção In-DB do Alteryx permite a combinação e análise em relação a grandes conjuntos de dados sem movê-los de uma base de dados e pode fornecer melhorias significativas de desempenho sobre os métodos tradicionais de análise.
A ferramenta Junção in-DB permite efetuar junções internas, esquerdas, direitas e até mesmo junções completas.
- Junção interna (I): cria novas colunas à direita da tabela de origem (E) onde estão os valores da tabela para junção (D) que correspondem ao agrupamento.
- Junção esquerda (E): cria os registros da tabela original (E) que não encontraram uma correspondência na tabela para junção (D).
- Junção direita (D): cria os registros da tabela para fazer a junção (D) que não possuem uma correspondência na tabela de origem (E).
- Junção externa completa: cria todos os registros contidos nas tabelas (D)
Clique aqui para saber mais sobre as ferramentas no banco de dados do Alteryx.
Agregar
Agregar e agrupar linhas
No Excel
Para sumarizar dados no Excel, você pode criar uma tabela dinâmica.
No Alteryx
A ferramenta Sumarizar no Alteryx funciona exatamente como uma tabela dinâmica no Excel. Você pode agrupar os dados, em seguida resumir, calcular ou executar diversas operações em campos distintos.
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