Reconstruindo pagamentos multianuais de direitos trabalhistas com o Alteryx

Explorando um mar de direitos trabalhistas legais

O governo da Nova Zelândia está entre os mais progressistas quando é preciso garantir que a força de trabalho esteja habilitada com licenças alinhadas à imprevisibilidade da vida humana. Além disso, a legislação do país determina que qualquer afastamento seja remunerado de maneira equitativa para todo tipo de funcionário ou emprego.

Com quase 3 milhões de trabalhadores em 2020, há diversos dados e cenários para controlar. Empresas têm o dever de assegurar que colaboradores sejam devidamente compensados quando ocorrer alguma dessas situações. Desde 2003, quando a lei de benefícios da Nova Zelândia entrou em vigor, erros em cálculos de salários, inconsistências de códigos em folhas de pagamento, assim como falhas humanas, sempre representaram um desafio para várias organizações do país.

Quando a Grant Thornton, uma empresa global de consultoria de negócios, impostos e auditoria, identificou a demanda de aperfeiçoar o processo da folha de pagamento, a gerente sênior Elisha Nuttall sabia que o Alteryx era a solução perfeita.

Ampliando a escala do aplicativo analítico

No início da jornada para o recálculo da folha de pagamento com o Alteryx, a equipe da Grant Thornton construiu um modelo para uma das maiores empresas de limpeza da Nova Zelândia, um processo que incluiu 21.000 funcionários e 6 bilhões de linhas de dados de folhas de ponto. A definição dos direitos na legislação dificulta a estrutura e o desempenho do modelo, limitando o processamento de apenas um funcionário por semana durante o período do vínculo empregatício. A primeira iteração dos três modelos personalizados levou cerca de três dias e meio para produzir cálculos precisos.

Nuttall e James Martin, fundador da consultoria Mission Intelligence, iniciaram a construção de um revolucionário aplicativo analítico do Alteryx, com o objetivo de explorar o panorama da legislação trabalhista que apresenta reformas constantes. "O principal intuito era evitar a reconstrução da lógica de cálculos a partir do zero. A cada novo cliente, o processo exigia esforços consideráveis, que geravam ineficiências e poderia tornar o custo inviável para grande parte do setor que requer essa ajuda", diz Martin.

O aplicativo analítico apresentou muito mais recursos e flexibilidade do que modelos anteriores desenvolvidos sob demanda, por isso o desempenho representava um verdadeiro risco e um eventual entrave manual. Martin e Nuttall retornaram à área de design para promover a implantação do aplicativo em escala, ajudando tanto organizações de grande e pequeno porte. Com uma arquitetura inovadora, agora é possível fazer o cálculo de um único funcionário em segundos, ou executar operações envolvendo dados de milhares de pessoas.

Enfrentando obstáculos de forma holística

Para contextualizar esse desafio, toda empresa na Nova Zelândia deve estar em conformidade com as leis trabalhistas referentes às férias e afastamentos. A fiscalização é feita pelo órgão regulador do governo neozelandês. Normalmente, organizações precisam calcular a quantidade de funcionários sub-remunerados e efetuar pagamentos em atraso. Nuttall acredita que apenas uma parcela de 10 a 20% das empresas atendem às normas vigentes. Com ferramentas tradicionais como Excel e SQL, simplesmente faltam profissionais qualificados para ajudar.

Os inúmeros cenários de afastamento levam grande parte das instituições a deixar de cumprir com os requisitos, exigindo processos de reparação. Antes do Alteryx, o método mais comum era recalcular a amostra de pagamentos manualmente e efetuar uma estimativa no Excel. A falta de precisão e erros de cálculos eram preocupações recorrentes.

Martin e Nuttall começaram com a criação de 42 cenários diferentes no modelo de aplicativo com 12 opções de configuração distintas. Isso proporcionou flexibilidade e agilidade para atender aos diversos perfis de empregados. O modelo foi desenvolvido com duas subcamadas adicionais. Uma com parâmetros de política do cliente, que indicam o sistema como escolher entre diferentes cenários, e a primeira para a configuração personalizada do usuário.

Apoiando clientes com serviços de ponta a ponta

O principal objetivo de Martin e Nuttall era criar um aplicativo escalável, rápido e acessível para todas as organizações. Após testemunhar um cliente gastar mais de US$ 500 mil em um modelo baseado em SQL, e mais de US$ 100 mil para validar o modelo por meio de uma consultoria complementar, o aplicativo desenvolvido com o Alteryx se tornou exclusivo no mercado. O impacto desse modelo pode ser facilmente compreendido se observarmos o custo associado aos problemas de pagamentos indevidos:

• Taxas de correção podem ultrapassar US$ 1,5 milhão
• Consultorias e despesas jurídicas podem gerar prejuízos
• Pagamentos inadequados podem representar até 1% dos salários anuais, que precisam ser reavaliados
• Investimentos podem exceder o valor total das indenizações a pagar

"Começamos pela área mais complicada nesse processo de reparação, um setor onde poucos concorrentes atuam, que é o recálculo de um período de seis anos envolvendo pagamentos de funcionários. Dessa forma, conseguimos ampliar ainda mais para oferecer uma solução completa, capaz de apoiar clientes em seus processos de reparação, resultando em economias de milhões de dólares", destaca Nuttall.

Com base no sucesso da primeira versão do aplicativo Alteryx, a Grant Thornton e a Mission Intelligence desenvolveram um segundo modelo avançado, que engloba todos os aspectos da legislação sobre direitos trabalhistas na Nova Zelândia. A ferramenta permite que o usuário possa executar cálculos entre cinco áreas relacionadas à conformidade e oferece 38 opções de configuração. Além disso, o aplicativo aumentou a quantidade de cenários de 42 para quase 150 — contemplando todos os perfis de empregados do país.