Régularisation des paiements relatifs aux droits des employés sur plusieurs années avec Alteryx

Naviguer dans les méandres des droits légaux des employés

Lorsqu'il s'agit de s'assurer que les sociétés accordent à leur personnel des congés qui tiennent compte du caractère imprévisible de la vie, le gouvernement néo-zélandais est l'un des plus progressistes en la matière. Il va encore plus loin en déterminant que les congés devraient être payés à un taux équitable, sans désavantager aucun type d'emploi ni aucun employé.

Avec une main-d'œuvre avoisinant les 3 millions en 2020, les données et scénarios possibles sont nombreux. Les employeurs ont l'obligation légale de s'assurer que les employés sont correctement rémunérés lorsque l'un des nombreux scénarios de congé se présente. Depuis l'entrée en vigueur en 2003 de la législation accordant des congés aux employés néo-zélandais, les erreurs de calcul des paiements, les incohérences des codes de paie et les erreurs humaines ont touché l'ensemble des employeurs du pays.

Lorsque Grant Thornton, cabinet international de conseil, de fiscalité et d'audit, a mis en évidence un besoin de services d'assurance sur les salaires, Elisha Nuttall, Sr Manager, Consulting, a su qu'Alteryx était la plateforme adéquate.

Mise à l'échelle d'une application analytique

Au début de son parcours de recalcul des salaires avec Alteryx, l'équipe de Grant Thornton a créé un modèle pour l'une des plus grandes entreprises de nettoyage de Nouvelle-Zélande, un exercice impliquant 21 000 employés et 6 milliards de lignes de données de feuille de décompte des heures de travail. La définition des droits dans la législation sur les congés représente un défi pour l'architecture et les performances du modèle en contraignant l'équipe à traiter une semaine à la fois pour chaque employé au cours de sa période d'emploi. La première itération des trois modèles sur mesure a pris 3,5 jours pour traiter les calculs avec précision.

Elisha Nuttall, en collaboration avec le fondateur de Mission Intelligence, James Martin, a ensuite décidé de développer une application analytique Alteryx innovante, capable de prendre en compte les évolutions constantes du paysage législatif sur les droits des employés. « L'objectif principal de la création de cette application analytique Alteryx était d'éviter de reconstruire la logique de calcul à partir de zéro. Historiquement, chaque nouveau client donne lieu à un exercice complexe qui génère des inefficacités et dont le prix peut être prohibitif pour une grande partie du secteur qui a besoin de cette aide », explique J. Martin.

L'application analytique envisagée était beaucoup plus fonctionnelle et flexible que les modèles sur mesure précédents. Les performances représentaient donc un risque réel et un frein potentiel. J. Martin et E. Nuttall ont repensé leur conception pour que l'application puisse être déployée à grande échelle afin d'aider les grandes et petites entreprises. L'architecture innovante de l'application permet désormais de reprendre les calculs pour un seul employé en quelques secondes ou d'effectuer de nouveaux calculs importants pour des dizaines de milliers de personnes.

Relever le défi de manière globale

Mettons le défi en perspective : chaque entreprise néo-zélandaise doit se conformer à la législation sur les congés. Le respect des obligations est assuré par le site Employment New Zealand, l'organisme de conformité du gouvernement néo-zélandais. Les entreprises doivent généralement déterminer le nombre de salariés sous-rémunérés et effectuer des remboursements. E. Nuttall estime que seules 10 à 20 % des entreprises sont actuellement en conformité. Avec les outils traditionnels comme Excel et SQL, il n'y a tout simplement pas assez de spécialistes qualifiés pour aider les entreprises.

Les nombreux scénarios de congés laissent la plupart des entreprises dans une situation de non-conformité qui les oblige à recourir à un processus de régularisation. Avant Alteryx, l'approche type consistait à recalculer manuellement un échantillon de paiements et à extrapoler une estimation dans Excel. L'imprécision et les erreurs de calcul des paiements étaient un problème permanent.

J. Martin et E. Nuttall ont commencé par élaborer 42 scénarios de congés différents dans le modèle d'application avec 12 options de configuration différentes. Cela a permis de gagner en flexibilité et en agilité pour prendre en charge les nombreux types de modèles de travail des employés. Le modèle a été créé avec deux sous-niveaux supplémentaires, l'un comportant les paramètres de stratégie client qui indiquent à l'application comment choisir entre différents scénarios, et le premier niveau étant la configuration utilisateur pour la personnalisation.

Prise en charge des clients avec un service de bout en bout

J. Martin et E. Nuttall avaient pour principal objectif de créer une application évolutive, agile et abordable pour toutes les entreprises. En sachant qu'un client a dépensé plus de 500 000 dollars pour un modèle basé sur SQL et plus de 100 000 dollars pour valider le modèle par l'intermédiaire d'un autre cabinet-conseil, l'application de recalcul des salaires créée avec Alteryx est devenue incontournable sur le marché. On comprend mieux l'impact du modèle de l'application de recalcul si on étudie le coût des erreurs relatives aux congés :

• Les frais de régularisation peuvent excéder 1,5 million de dollars
• Des frais de conseil et d'avocat sont à prévoir
• Les sous-paiements peuvent atteindre 1 % des salaires versés au cours de chacune des 6 années à réévaluer
• Le coût des mesures correctives de bout en bout peut dépasser la valeur totale des sous-paiements à payer

« Nous avons commencé dans le domaine le plus complexe de ce processus de régularisation, qui compte très peu de concurrents, à savoir le recalcul de plus de 6 ans de rémunération des jours de congés aux employés. Ensuite, nous nous sommes développés pour devenir un service de bout en bout qui aide les clients dans leur processus de régularisation, leur permettant ainsi d'économiser des centaines de milliers de dollars », conclut E. Nuttall.

S'appuyant sur le succès de la première version de l'application Alteryx, Grant Thornton et Mission Intelligence ont développé une deuxième version améliorée couvrant tous les aspects de la législation sur les droits des employés en Nouvelle-Zélande. Cette application permet à l'utilisateur de choisir entre cinq domaines de conformité à recalculer et dispose d'un total de 38 options de configuration. Avec la deuxième version, les scénarios de congés sont passés de 42 à presque 150, couvrant ainsi tous les types d'employés en Nouvelle-Zélande.