Merlin Properties transforme et automatise l'audit interne avec Alteryx

Merlin Properties est la principale SOCIMI (société anonyme cotée d'investissement dans le marché immobilier) et fait partie des 10 plus grands groupes d'investissement immobilier (REIT) d'Europe. Son cœur de métier consiste à acquérir et à gérer des actifs immobiliers commerciaux de qualité. Les types de biens ciblés par l'entreprise sont les bureaux, les locaux destinés à la vente au détail, les sites logistiques et les centres de données. Après 8 ans de présence sur le marché, le portefeuille de Merlin Properties compte environ 11 400 millions d'euros en actifs immobiliers, répartis sur 150 immeubles de bureaux, 14 centres commerciaux, 55 entrepôts logistiques, 3 hôtels et 4 centres de données en construction.

En raison du nombre d'actifs et de la complexité des données à traiter, Merlin Properties avait besoin d'une solution efficace pour analyser et auditer ses informations financières et non financières.

Son activité dynamique et complexe repose sur de nombreuses technologies différentes et une grande quantité de données provenant de sources multiples. Merlin Properties voulait regrouper et mettre à jour les sources de données sur les fournisseurs externes, afin de disposer en temps réel des informations sur tous les fournisseurs.

Il fallait répondre à trois problématiques :

• Comment extraire et traiter les données
• Comment visualiser ces données de manière plus structurée et organisée
• Comment effectuer une analytique des données détaillée pour faciliter la prise de décision

Transformation digitale et automatisation du service d'audit interne

Le projet visait, avant toute chose, à favoriser la transformation digitale et à automatiser les tâches d'audit interne. L'objectif consistait également à intégrer la dimension « innovation » pour obtenir des résultats clairs et faciles à comprendre.

Pour mener à bien ce projet, Merlin Properties a ciblé trois objectifs clés : tout d'abord, mieux contrôler les données afin d'identifier les erreurs et les problématiques internes ; deuxièmement, réduire les coûts grâce à un accès plus rentable à toutes les données ; enfin, prévenir la fraude.

Ce projet ambitieux a été géré conjointement par Alteryx et PwC Espagne, qui ont assuré les services de conseil et de mise en œuvre de la partie technique de la solution.

Un changement de paradigme

Dans ce type de projet, l'approche traditionnelle repose sur des connaissances métier très superficielles, ce qui engendre des coûts considérables : il s'agit seulement d'analyses. Il y a aussi un autre aspect, qui est le plus large, le plus élémentaire et le plus difficile à réaliser : la gestion des données. Pour ce projet, Alteryx a opté pour une perspective innovante, faisant la part belle à l'aspect métier. Alteryx cherchait un outil pertinent pour les équipes métier de l'entreprise, une plateforme dont tous les utilisateurs métier pourraient tirer parti. Pour cela, il fallait démocratiser l'analytique et la gestion des données.

Sur la base de leur objectif principal, qui consistait à transformer la direction de l'audit interne, Merlin Properties a défini d'autres finalités. L'entreprise souhaitait digitaliser et automatiser les processus clés au sein de l'audit interne, mettre en place des tableaux de bord dynamiques pour évaluer ces processus clés et pour suivre le travail de l'audit interne. Tout ce processus devait s'effectuer de manière semi-automatique, c'est-à-dire sans intervention externe. Pour y parvenir, au-delà d'intégrer la technologie la plus appropriée, Alteryx a consacré beaucoup d'efforts à former l'équipe Merlin Properties. Ainsi, tous les collaborateurs sont devenus à la fois des participants et des leaders de la transformation.

D'autres objectifs globaux se sont ajoutés au projet. Il s'agissait de démocratiser les techniques d'analytique des données, de réduire les coûts et d'optimiser toutes les ressources disponibles. De plus, il était important d'automatiser les tâches récurrentes afin de se concentrer plutôt sur celles à forte valeur ajoutée, en intégrant des sources de données internes et externes afin d'obtenir de meilleurs résultats en matière d'analyse. Enfin, il fallait générer des évaluations adaptables en fonction du client pour avoir un réel impact pour les parties prenantes de l'entreprise.

Processus clés de la transformation

La transformation de Merlin Properties concerne les processus clés suivants : les comptes fournisseurs, les comptes clients, la comptabilité, les RH, les CAPEX, les OPEX, la facturation, la portée des systèmes de contrôle interne de l'information financière, la gestion des risques, ainsi que la cartographie des risques de crédit.

À partir des informations transactionnelles disponibles dans SAP, le système alors utilisé, Alteryx a identifié les tables, conçu sa propre base de données et géré les flux de données. Ensuite, l'équipe de projet a audité la qualité des données, en corrigeant les erreurs détectées pour garantir la fiabilité des informations. Une fois la base de données et leurs flux établis et la qualité des informations analysée, l'équipe a testé le design de la visualisation des informations. Ces tests ont permis d'optimiser les modèles relationnels. Puis, les premiers tableaux de bord d'évaluation ont été publiés. L'étape suivante consistait à former les auditeurs internes à l'utilisation des outils.

Résultats du projet

Grâce à sa transformation digitale, Merlin Properties a automatisé ses processus et ses rapports, réduisant ainsi considérablement l'utilisation des ressources. Dans le même temps, l'entreprise a gagné en efficacité en éliminant les erreurs produites par l'interaction humaine ainsi que les tâches manuelles. La consolidation des données et des rapports dans l'ensemble de l'entreprise a supprimé les doublons et corrigé les inefficacités à tous les niveaux. Ainsi, l'équipe d'audit interne dispose de plus de temps pour se consacrer à d'autres tâches. Depuis l'adoption d'outils d'analytique des données et de BI de pointe (Alteryx et Power BI), l'équipe de Merlin Properties prend des décisions en toute confiance sur la base des critères, des données et des méthodologies habituels.

La transformation menée par Merlin Properties présente un autre avantage : la surveillance et le contrôle de l'entreprise en temps quasi réel. Dès lors, les utilisateurs peuvent analyser différents concepts, allant des performances d'un service entier à la tenue correcte des registres comptables. Ainsi, il n'est pas nécessaire d'attendre les bilans trimestriels : les rapports stratégiques sont disponibles à tout moment.

Mise à jour automatique des données sur une plateforme unique

Grâce au projet d'automatisation et de transformation mené par Merlin Properties, le service d'audit interne accède à toutes les informations pertinentes de l'entreprise. Ces données sont entièrement à jour et automatiquement intégrées au sein d'une plateforme unique, pour améliorer considérablement le travail de l'équipe. À l'aide d'Alteryx, les auditeurs internes, les responsables et les autres collaborateurs de Merlin Properties sont en mesure d'évaluer d'un coup d'œil les données en temps réel, afin de prendre les meilleures décisions au quotidien.