La plupart des analystes fusionnent les données dans Microsoft Excel et d'autres programmes de tableur pour obtenir de meilleurs insights. La consolidation des données dans Excel fait partie de l'ensemble d'opérations de préparation des données, mais avec l'augmentation du nombre de nouvelles sources de données, il devient de plus en plus difficile de fusionner des données dans des feuilles de calcul Excel.
La combinaison et la consolidation dans Excel peuvent désigner deux fonctions distinctes. C'est pourquoi nous avons créé un petit guide pour comprendre comment combiner au mieux les données et ce qu'il faut faire lorsque la consolidation des données dans Excel prend trop de temps. Chez Alteryx, nous avons à cœur d'optimiser la productivité des analystes métier. C'est pourquoi nous vous expliquons comment vous pouvez améliorer le processus de préparation des données.
Comment consolider des données dans Excel
Pour cet exemple, disons que vous disposez de deux ensembles de données concernant le montant des prêts qu'un groupe de membres a emprunté par an, chacun dans un classeur Excel indépendant. Vous souhaitez connaître le montant total des prêts contractés par chaque membre et vous vous demandez donc naturellement comment combiner les données dans Excel.
Si les deux ensembles de données sont déjà mis en forme de la même manière, par exemple si les prix sont toujours exprimés sous la forme 1,00 €, vous pouvez utiliser la fonction de consolidation d'Excel (dans le menu déroulant Données).
Ouvrez chaque feuille que vous prévoyez d'utiliser et confirmez que les types de données que vous souhaitez consolider dans Excel correspondent.
- Dans une nouvelle feuille de calcul vide, sélectionnez Consolider.
- Dans la case Fonction, sélectionnez la fonction que vous souhaitez utiliser. Dans cet exemple, nous utilisons Somme pour additionner le total des prêts empruntés par membre.
- Sous Référence, sélectionnez Parcourir pour identifier les classeurs Excel à partir desquels vous souhaitez consolider les données. Ajoutez vos sources.
- Important : veillez à ce que les étiquettes correspondent. Cliquez ensuite sur OK, observez les données se propager et commencez à examiner ou à analyser la nouvelle feuille.
Comment combiner des données dans Excel à partir de plusieurs feuilles de calcul
Voyons comment nous pouvons fusionner des données provenant de plusieurs feuilles de calcul dans l'éditeur Excel Power Query. Dans cet exemple, nous utilisons deux jeux de données individuels, le premier contenant des informations de base sur les membres, telles que le revenu, le niveau d'études, le numéro de téléphone, et le second contenant des informations sur les prêts accordés aux membres, telles que le montant, le taux d'intérêt, le statut, etc.
Chaque jeu de données contient également un identifiant de membre, qui nous permettra de combiner les données en fonction de ce champ commun afin de comparer toutes ces données côte à côte. Voici comment procéder :
- Tout d'abord, examinez chaque jeu de données afin d'en analyser rapidement le contenu, puis ouvrez une nouvelle feuille de calcul pour notre jeu de données combiné.
- Ensuite, cliquez sur l'onglet Données de la nouvelle feuille de calcul et sélectionner À partir d'un fichier texte/CSV, car les fichiers avec lesquels nous travaillons sont des fichiers .csv. Vous pouvez également importer des fichiers Excel en sélectionnant Obtenir des données.
- Commencez par importer le fichier d'informations de base sur les membres, ce qui nous amène dans l'éditeur Power Query.
- Ensuite, intégrez l'autre jeu de données en sélectionnant Nouvelle source, Fichier, Texte/CSV pour voir les informations du jeu de données sur les prêts ajoutées sur le côté gauche.
- Pour combiner ces deux jeux de données, nous sélectionnez Fusionner des requêtes puis Fusionner les requêtes comme nouvelles afin de disposer d'un espace distinct pour notre nouveau jeu de données.
- Nous savons que le champ de données commun est ID du membre. Sélectionnez donc cette colonne pour les deux jeux de données.
- Nous allons maintenant supprimer certaines des colonnes dont nous n'avons pas besoin dans notre jeu de données sur les informations relatives aux membres. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur l'icône située à côté de member_loans pour développer le jeu de données que vous venez d'intégrer.
- Ici, sélectionnez les colonnes que vous voulez dans le jeu de données des prêts aux membres. Il n'est pas nécessaire d'ajouter l'identifiant du membre, car il s'agit déjà d'une colonne dans le jeu de données des informations sur les membres
- Une fois la sélection terminée, réorganisez ces colonnes pour les besoins de votre analyse.
- Enfin, cliquez sur Fermer et charger pour voir le jeu de données combiné dans la feuille de calcul vierge.
Autres façons de combiner des cellules et des colonnes dans Excel
Il existe de nombreuses façons de combiner des cellules et des colonnes dans Excel, dont voici quelques exemples :
Combiner du texte dans différentes colonnes
- Le texte des cellules peut être combiné dans une nouvelle colonne à l'aide du symbole de l'esperluette. Un exemple de formule serait =A1&B1 pour combiner du texte sans espace et =A1&" "&B1 pour laisser un espace dans le texte. La fonction CONCATENATE peut être utilisée à la place de l'esperluette, mais elle est limitée à 255 chaînes.
- La fonction TEXTJOIN peut être utilisée pour combiner plusieurs cellules ou colonnes. Un exemple de formule serait =TEXTJOIN(" ", TRUE, A1:B1). La formule commence par le délimiteur pour sélectionner la manière dont le texte doit être séparé, l'étape suivante de la formule est ignore_empty, et lorsque TRUE est utilisé, les cellules vides sont ignorées. La dernière partie de la formule consiste à spécifier les cellules à inclure.
Remplir automatiquement les données avec des patterns
- Le remplissage instantané permet de remplir automatiquement les données qui correspondent à des patterns. Vous pouvez l'activer manuellement en allant dans Données, puis Remplissage instantané, ou vous pouvez saisir les informations souhaitées dans une nouvelle colonne et appuyer sur Entrée pour voir les nouvelles informations s'afficher.
Combiner des données avec un identifiant commun
- La fonction VLOOKUP peut être utilisée pour combiner des données ayant un nom ou un identifiant commun. Un exemple de formule serait =VLOOKUP(A2, 'Different Table'!$A$2:$B$100, 2, TRUE), qui commence par la cellule que vous voulez rechercher, puis l'élément table_array pour rechercher la valeur, ensuite le numéro de colonne (col_index_num) où inclure la valeur, et ensuite FALSE pour une correspondance exacte ou TRUE pour une correspondance approximative ou la plus proche possible.
Fusionner les cellules
- Pour fusionner des cellules dans Excel, sélectionnez d'abord les cellules que vous souhaitez fusionner. Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris, sélectionnez Format de cellule, cliquez sur l'onglet Alignement et sélectionnez Fusionner les cellules dans la section Contrôle du texte. La fusion des cellules ne conservera que les valeurs énumérées dans la cellule supérieure gauche et supprimera les valeurs des autres cellules.
Préparer et combiner des données avec Alteryx
Imaginez, par exemple, que vous puissiez enregistrer les fonctions de fusion spécifiques que vous utilisez pour fusionner des données dans Excel, personnalisées en fonction de chaque source de données unique, puis les réutiliser et les partager avec vos collègues sans effort.
Avec Alteryx, la préparation des données en entreprise devient accessible, intuitive et adaptable à grande échelle. En fournissant une application connectée permettant aux utilisateurs d'explorer, de structurer et de produire des jeux de données prêts pour leurs tableaux de bord, Alteryx facilite l'exécution d'analyses plus rapides et plus précises.
Alteryx a été conçu dès le départ pour réduire le temps de nettoyage et de préparation des données. Alteryx facilite l'analyse visuelle des données, de manière plus simple et plus intelligente, afin d'améliorer la compréhension des données pour n'importe quel projet ou organisation. Consultez notre guide Alteryx pour les utilisateurs d'Excel et inscrivez-vous pour un essai gratuit dès aujourd'hui.