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Trabajar con datos en Excel puede ser sencillo, pero también puede ser un desafío y requerir mucho tiempo, especialmente cuando se trabaja con diferentes fuentes y formatos de datos. Los datos deben encajar en filas y columnas, tienen limitaciones de tamaño y la unión de datos de múltiples hojas de cálculo requiere fórmulas complejas, que hacen que los resultados sean vulnerables a errores. Además, cada vez que los datos cambian, hay que repetir cada paso del proceso de preparación y combinación de datos.
Alteryx toma un enfoque diferente con un entorno basado en flujos de trabajo que te permite preparar, mezclar y analizar datos de múltiples fuentes y tipos, incluso los datos no estructurados. Además, dado a que le dedicas tiempo a construir un flujo de trabajo repetible que documenta exactamente cómo trabajas con los datos, solo tienes que volver a ejecutar el flujo de trabajo cada vez que tus datos cambian, resultando en menos tiempo analizando los datos, menos errores y mayor coherencia.
Enumeramos algunas de las tareas más comunes relacionadas con datos que muchos analistas intentan hacer en Excel. También, te mostramos cómo se haría en Alteryx. Estos ejemplos están hechos para ayudar a los usuarios de Excel a entender cómo pueden transferir el conocimiento de Excel a las herramientas y flujos de trabajo de Alteryx.
Para obtener más información sobre cómo Alteryx puede ayudar a empoderar a los usuarios de Excel, descarga este libro electrónico Una guía radical para el dominio del análisis de datos para usuarios de hojas de cálculo. Luego, descarga la prueba gratuita de Alteryx.
Entrada
Cómo abrir archivos
En Excel
En Alteryx
Para abrir el programa Excel, haz clic en Archivo y, luego, en Abrir.
Para acceder a los datos en Alteryx, puedes arrastrar y soltar una herramienta Datos de entrada en el lienzo, buscar la base de datos y seleccionarla. Luego, haz clic en la lista desplegable Conectar un archivo o una base de datos en la sección configuración.
Busca la carpeta en donde se encuentra el archivo y, luego, haz clic para abrirlo.
Luego, busca tu archivo donde sea que esté ubicado.
Cómo abrir diferentes tipos o estructuras de archivos
En Excel
En Alteryx
Excel puede abrir una cantidad limitada de datos estructurados de archivos locales.
Alteryx ofrece varios accesos a diferentes fuentes y estructuras de datos. A través de la herramienta Datos de entrada, se puede acceder a datos locales de Excel, Access, XML, SAS, SPSS, MapInfo, así como a datos almacenados en bases de datos o HDFS.
Además, Alteryx tiene conectores directos para acceder a los datos almacenados en sistemas de nube como Amazon S3, Twitter, Foursquare, Marketo, Salesforce y Microsoft Sharepoint, además de otros entornos de Big Data como Amazon Redshift, Impala, Spark y otros.
Los tipos, las fuentes y la estructura de los archivos se pueden expandir si se accede a datos de la Web, texto y muchas otras fuentes datos.
Cómo abrir varios archivos de una carpeta
En Excel
En Alteryx
En Excel, si una carpeta tiene varios archivos del mismo tipo (por ejemplo, .CSV), debes seleccionar uno a la vez, y cada archivo se abrirá en una hoja de trabajo separada.
En Alteryx, arrastra la herramienta Datos de entrada al lienzo, localiza la carpeta e inserta un comodín (*). En este caso, traeremos dos archivos .CSV.
Usa la herramienta Datos de entrada y localiza el directorio y el archivo que estás buscando. En este caso, es POS_Data.
Luego, una vez que traigas el archivo POS_Data, ve a la sección de configuración y agrega un (_*.csv) para editar la ruta del directorio. Esto traerá todos los archivos .CSV del mismo directorio y los unirá, siempre y cuando tengan la misma estructura y el mismo formato de tabla.
Limpiar
Cómo cambiar el nombre de las columnas
En Excel
Cambiar el nombre de las columnas en Excel es rápido y fácil. Solo debes hacer clic en la celda de la columna y cambiar el nombre.
En Alteryx
En Alteryx también es fácil. Utiliza la herramienta Seleccionar y simplemente cambia el nombre del campo por el que desees.
Cómo cambiar tipos de datos
En Excel
En Alteryx
Cambiar el nombre de las columnas en Excel es rápido y fácil. Solo debes hacer clic en la celda de la columna y cambiar el nombre.
En Alteryx, la herramienta Seleccionar te permite cambiar el tipo de datos al formato que desees.
Además de la herramienta Seleccionar, puedes utilizar la herramienta Campo automático. Como su nombre lo indica, esta herramienta puede interpretar los datos y asignar el tipo y tamaño apropiados para el contenido. Esto es especialmente útil para los campos que contienen cadenas de texto.
Algunas conversiones son un poco más complejas. Las fechas pueden ser complicadas, porque quizás la herramienta Seleccionar no pueda entender el formato de fecha preferido. Para lograrlo, existe la herramienta Fecha y hora.
Cómo eliminar columnas
En Excel
En Alteryx
Para eliminar una columna usada en un campo calculado, debes copiar y pegar los valores antes de eliminar los originales, de lo contrario la fórmula será errónea.
En Alteryx, no es un problema. Simplemente usa la herramienta Seleccionar y quita la marca de la casilla junto a todo lo que no necesites o lo que desees ocultar. Este contenido se eliminará de tu flujo de trabajo sin afectar las fórmulas.
Cómo eliminar filas
En Excel
En Alteryx
En Excel, debes realizar una selección manual o utilizar un filtro rápido para buscar lo que no necesitas.
Si puedes enumerar los criterios, puedes utilizar la herramienta Filtro. Si es complicado, puedes usar una fórmula para crear expresiones SI o utilizar la función de cambio ().
Cómo crear nuevas columnas
En Excel
En Alteryx
La manera más común de crear nuevos campos en Excel es insertar una nueva columna, nombrarla y escribir una fórmula, si es necesario.
En Alteryx, en lugar de insertar una columna en la tabla, solo debes agregar un nuevo campo de salida en tu flujo de trabajo a través de la herramienta Fórmula. Simplemente escribe en el nuevo campo (Objetivos de valor, en este caso) y este se calculará en cada fila.
Sugerencia 1: si necesitas concatenar con el nombre y el apellido juntos, utiliza una fórmula con el símbolo +. La mayoría de las otras fórmulas basadas en texto utilizan el mismo nombre y la misma sintaxis, por ejemplo, izquierda () o derecha (). El manual de Alteryx (presiona F1) te ayudará a identificar las que no lo hacen.
Sugerencia 2: si estás dividiendo un campo con un formato regular (por ejemplo, si estás dividiendo un campo de direcciones separadas por coma), utiliza la herramienta Texto a columnas.
Fórmulas/cálculos
Instrucción IF
En Excel
En Alteryx
Todos usan la instrucción IF en Excel. Es una de las funciones más populares de la plataforma para tomar mejores decisiones. Para crear una nueva columna denominada Sales Potential (Potencial de ventas) que califique puntaje como High (Alto),Medium (Mediano) o Low (Bajo), utiliza esta instrucción IF (SI) en Excel:
=IF(V2>2500, “High”, IF(V2>1499, “Medium”, “Low”))
La herramienta Fórmula es un potente procesador de datos y fórmulas. Úsala para agregar un campo a una tabla de entrada, crear nuevos campos de datos basados en una expresión o relación de datos o para actualizar un campo existente basado en estas mismas premisas. Para crear la misma instrucción SI en Alteryx, simplemente crea un nuevo campo de salida denominado Potencial de ventas y utiliza el campo Ventas totales para ingresar la siguiente expresión:
IF [Total Sales] > 2500 THEN “High” ELSEIF [Total Sales] > 1499 && [Total Sales] < 2501 THEN “Medium” ELSE “Low” ENDIF
Autosuma
En Excel
En Alteryx
Para crear una Autosuma en Excel, debes seleccionar los campos y filas relacionados, y luego hacer clic en el símbolo Autosuma. También puedes escribir una fórmula =SUMA.
La herramienta Resumir puede realizar una gran cantidad de procesos de resumen, como agrupación, resumen, recuento, procesamiento espacial de objetos, concatenación de cadenas y mucho más. En este ejemplo, la herramienta Resumir se utiliza para agrupar transacciones por cliente y totalizar las transacciones para ver el gasto total del cliente.
Cómo calcular sumas de filas acumulativas
En Excel
En Alteryx
Para crear la suma acumulativa de filas en Excel, debes crear una nueva columna y configurar el rango acumulativo. En este caso, el punto de inicio es =S2 y luego agregas =S2 + R3 para la segunda fila. Luego, puedes copiar la fórmula para el resto de la información relacionada.
La herramienta Fórmula de filas múltiples lleva el concepto de la herramienta Fórmula un paso más allá y te permite usar datos de filas como parte de la creación de la fórmula. Esta herramienta es útil para analizar datos complejos y crear totales acumulados, promedios, porcentajes y otros cálculos matemáticos. En este caso, creas un nuevo campo y luego creas una expresión.
Cómo calcular porcentajes de un total
En Excel
En Alteryx
Para calcular porcentajes en cada campo en función de un total en Excel, puede ser necesario que primero crees una tabla de datos y, luego, una tabla dinámica basada en esos datos. La otra opción es escribir una instrucción SUMAR.SI() para calcular los porcentajes para cada mes y monto. A continuación, hay un ejemplo de una tabla dinámica.
La herramienta Fórmula multicampo hace que la ejecución de una sola función en distintos campos sea fácil. En este ejemplo se construyen nuevas columnas o campos en los datos, que muestran un porcentaje para cada mes.
Transformar
Filtro
En Excel
Filtrar en Excel es sencillo. Simplemente selecciona la planilla de cálculo o las columnas que deseas filtrar y selecciona la lista desplegable de Filtro.
En Alteryx
La herramienta Filtro en Alteryx te permite aplicar un filtro básico para dividir datos en dos flujos: Verdaderos (datos que cumplen con la expresión) o Falsos (datos que no cumplen con la expresión).
Ordenar
En Excel
Ordenar por múltiples columnas en Excel es sencillo. Simplemente resalta la hoja de cálculo y ordena, también puedes ordenar de forma personalizada.
En Alteryx
Con la herramienta Ordenar en Alteryx, ordenar es igual de sencillo, y te permite organizar tus datos exactamente como los necesitas. Simplemente selecciona el nombre de la columna y elige ascendente o descendente.
Datos dinámicos
En Excel
En Alteryx
Para dinamizar datos en Excel (por ejemplo, transponer datos o crear una tabulación cruzada), generalmente debes crear una tabla dinámica para obtener los datos en la forma que quieres.
La herramienta Transponer te permite girar la orientación de la tabla de datos. Transforma los datos para que puedas ver los campos de datos horizontales en un eje vertical. Es útil para extraer datos que no cumplen con los requisitos. No hay límite con respecto a la cantidad de registros o campos que se pueden transponer.
La herramienta Tabulación cruzada gira la orientación de la tabla de datos. Transforma los datos de manera que los campos de datos verticales se puedan ver en un eje horizontal y resume los datos donde se especifique.
Cómo reordenar campos
En Excel
Para reordenar columnas o campos en Excel, debes resaltar las columnas y luego utilizar la tecla Mayúsculas para arrastrar y soltar las columnas al espacio que deseas.
En Alteryx
Para reordenar columnas en Alteryx, usa la herramienta Seleccionar o puedes hacer lo mismo con la herramienta Fórmula.
Unir
Cómo anexar datos
En Excel
Con Excel, debes asegurarte de que las columnas de las dos tablas sean exactamente iguales y estén en el mismo orden. Luego, debes copiar todo el contenido de la segunda tabla y pegarlo en la primera fila vacía de la primera tabla.
En Alteryx
Alteryx lo hace fácil. La herramienta Unión te permite combinar múltiples hojas de cálculo según los nombres de los campos, manteniendo al mismo tiempo la posición de cada columna. Puedes cambiar fácilmente el orden de los encabezados de las columnas en cada hoja de cálculo para que coincidan.
Cómo combinar datos: BUSCARV
En Excel
Para unir múltiples hojas de cálculo en Excel, puedes utilizar la fórmula BUSCARV o la fórmula ÍNDICE COINCIDIR para introducir información en los conjuntos de datos desde una fuente o tabla diferente. Si el valor de búsqueda no está en la columna más a la izquierda (y no puedes utilizar la fórmula BUSCARV), en su lugar se utiliza ÍNDICE COINCIDIR.
En Alteryx
Si necesitas que varias coincidencias tengan sus propias filas, una unión es la mejor opción. Puedes introducir dos conjuntos de datos y unirlos con la herramienta Unir. Si te estás conectando a una fuente de datos compatible, puedes unirlos con la herramienta Datos de entrada.
Con la herramienta Unir, se unen dos tablas con un campo común (clave principal) para crear lo siguiente:
- Unión interna (J): nuevas columnas a la derecha de la tabla de origen (L), en donde están los valores de la tabla que se unirá (R), que cumplen con la compilación.
- Unión izquierda (L): los registros de la tabla original (L) para los que no se encontraron coincidencias en la tabla que se unirá (R).
- Unión derecha (R): los registros de la tabla que se unirá (R) para los que no se encontraron coincidencias en la tabla de origen (L).
Si estás trabajando con datos de una base de datos, también puedes utilizar la herramienta Unir En-BD. La herramienta Unir En-BD de Alteryx permite combinar y analizar contra grandes conjuntos de datos, sin tener que mover la información. Además, puede proporcionar importantes mejoras en el rendimiento en comparación con los métodos de análisis tradicionales.
La herramienta Unir En-BD te permite hacer uniones internas, izquierdas, derechas e incluso completas.
- Unión interna (J): crea nuevas columnas a la derecha de la tabla de origen (L), en donde están los valores de la tabla que se unirá (R), que cumplen con la compilación.
- Unión izquierda (L): crea los registros de la tabla original (L) para los que no se encontraron coincidencias en la tabla que se unirá (R).
- Unión derecha (R): crea los registros de la tabla que se unirá (R) para los que no se encontró coincidencia en la tabla de origen (L).
- Unión externa completa: crea todos los registros de las tablas (L) y (R).
Obtén más información sobre las herramientas en base de datos de Alteryx aquí.
Agregar
Cómo agrupar filas y agregar
En Excel
Si deseas resumir datos en Excel, debes crear una tabla dinámica.
En Alteryx
La herramienta Resumir de Alteryx funciona igual que las tablas dinámicas de Excel. Puedes agrupar datos y luego sumar, contar o realizar otros cálculos en otros campos.
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