Siemens procesa 50 millones de filas de datos en minutos

Descripción de caso práctico

Siemens se fundó en el año 1847 en Berlín, Alemania. Tiene un total de 380,000 empleados en todo el mundo. En este caso práctico, descubre cómo Siemens^* automatizó la preparación y el proceso de carga de datos con Alteryx para toda la infraestructura inteligente de la empresa operativa. Ahorró un tiempo considerable en la preparación de grandes cantidades de datos para la generación de informes de productividad. Gracias a Alteryx, tanto los profesionales capacitados en TI como aquellos que no lo están pueden obtener informes más rápido. Además, Siemens logró implementar un proceso completamente integrado para un modelo de datos financieros corporativos grande y complejo de manera ágil, rápida y sin necesidad de código.

_{* Desde octubre de 2019, este caso práctico ha sido parte de la empresa independiente Siemens Energy.}

Describe el desafío o problema que necesitabas resolver

Siemens opera en 85 países, así que consolidar los datos económicos de la compañía es complicado e involucra a todas las personas que trabajan en los departamentos de finanzas. Integran los datos económicos con los datos del mercado externos, los datos de productividad y los datos detallados de los clientes o productos. El departamento de finanzas calcula muchos KPI y la suma de índices y márgenes de crecimiento a través de una jerarquía regional con una segmentación empresarial. Y gran parte de eso se realizó en las hojas de cálculo. Puedes imaginarte que no son para nada hojas de cálculo pequeñas.

Lo que sueles ver en las organizaciones de finanzas son plantillas de hojas de cálculo, luego las de Excel con muchas fórmulas que a menudo vienen con un modelo de riesgo integrado. Por ejemplo, existe una fórmula compleja que calcula algunos KPI clave, que luego se deriva a alguien en el equipo directivo quien toma una decisión sobre algún error en esa fórmula. Además, si cambiamos un poco la pregunta analítica, el controlador debe volver a la computadora, realizar otra vez el análisis completo en la hoja de cálculo y regresar con la respuesta. Suele llevar muchísimo tiempo y esfuerzo; es una pesadilla.

Describe la solución funcional

Jon y Tony usan Alteryx para conectar muchas fuentes de datos, transformarlas y generarlas en Tableau. Luego estas fuentes de datos están disponibles en Tableau Server para desarrollar cualquier contenido analítico basado en ellas. Pueden permitirle acceso a los analistas de negocios o a los usuarios principales de la organización a estas fuentes de datos que ellos preparan, estandarizan y manejan. Entonces cada persona puede desarrollar su propio contenido analítico basado en estas fuentes de datos estandarizadas y divulgar aun más este contenido dentro de la organización.

Todos sus flujos de trabajo de Alteryx se encuentran en Alteryx Server y pueden programarse para operar cuando ellos lo deseen. Y eso está totalmente integrado. Eso quiere decir que los datos se extraen directamente de las fuentes y operan a través del flujo de trabajo. Luego, van directamente a Tableau Server.

Hoy en día, Siemens utiliza Alteryx más que nada para la preparación de datos. Crean sus flujos de trabajo en Alteryx Designer y los publican en Alteryx Server, también conocido como Gallery. Una vez que está en Gallery, programan ese flujo de trabajo para que opere cada determinadas horas. Los datos se extraen mientras el flujo de trabajo en el servidor opera y se dirige directamente a Tableau Server. Gracias a los generadores de informes de Alteryx, Siemens puede controlar y asegurarse de que los procesos operen sin problemas. Por ejemplo, usan una herramienta de correo electrónico para que si algo falla en un flujo de trabajo, a la compañía le llegue de inmediato un correo electrónico notificándole. Si se detecta algún error, la persona encargada puede intervenir como corresponda. Este proceso opera cada dos horas con un volumen de 50 millones de líneas de datos.

En Siemens Gas and Power, la productividad significa que generas más con los mismos recursos o que generas lo mismo con menos recursos. Tienen una gran herramienta de seguimiento llamada PUMA que se utiliza a nivel mundial para monitorear la productividad. Para implementar esta herramienta de seguimiento, Siemens definió el objetivo, pensó acerca de su posible repercusión y puso en práctica un plan en particular que podría mostrar el impacto económico. Estos pasos representan cómo se monitorea la productividad que es importante para generar los informes. En el año 2016, cuando Tony se unió al equipo, usaban los generadores de informes de PowerPoint de forma trimestral y usaban ThinkCell basado en Excel.

En el año 2017, el equipo descubrió Tableau. Sin embargo, la fase de preparación de datos todavía se hacía en Excel, lo que los llevó a un proceso sumamente manual. Tony tardaba cuatro horas para completar el proceso, ya que tenía que ir a la herramienta PUMA, descargar los archivos de Excel, luego ejecutarlos por varios VBA macros y abrir Tableau, actualizar las fuentes de datos y volverlas a publicar en Tableau Server. Fueron unas 3000 líneas del código VBA, que son difíciles de mantener; incluso si las escribiera él por su cuenta, después de un año, tendría que cambiar algo porque el año fiscal cambio. Era una pesadilla. Además, era muy difícil transferir este trabajo a otra persona. Había grandes posibilidades de que se detectaran errores con los informes manuales. Se encontraron en el infierno de Excel y realmente querían salir corriendo de allí. Hoy en día, gracias a Alteryx, el equipo tiene una actualización automática que opera cada tres horas, y a Alteryx solo le lleva cinco minutos hacerlo.

El sistema PUMA no les brinda toda la información que necesitan. Por ejemplo, los datos históricos no son parte del resultado. Entonces el equipo reúne información que está almacenada en los archivos dentro de la base de datos de Alteryx, en los archivos compartidos en la nube. Esta es una conexión muy rápida y muy sencilla. Gracias a los flujos de trabajo de Alteryx y a la herramienta, Publicar en Tableau Server, el equipo publica más rápido directamente en lo servidores de Tableau. Y debido a que el sistema PUMA lo utilizan los 380 000 empleados de Siemens, el equipo puede fácilmente ampliar esta solución y distribuirla en toda la compañía al compartir los flujos de trabajo en Alteryx Server con otros usuarios.

Describe los beneficios que has obtenido

La combinación de Alteryx y Tableau le permite a Siemens visualizar resultados mucho más rápido. Siemens puede responder preguntas complejas con mucha velocidad y por supuesto, disminuir varios esfuerzos manuales. Ya son menos los empleados que descargan datos y los ejecutan a través de hojas de cálculo. Hoy en día, estos empleados se dedican a realizar análisis que revelan mejores insights.

Alteryx y Tableau juntos están ayudando a definir los requisitos comerciales. No tenemos que asignarle el requisito a algún experto técnico, ya que ahora podemos implementarlo por nuestra cuenta. Nos ayuda a evitar la desconexión entre la empresa y el experto técnico. Ahora, podemos poner en práctica soluciones empresariales integrales por nuestra cuenta en tan solo unas semanas en lugar de meses. El autoservicio de Alteryx nos permite realizar muy rápido los proyectos analíticos y tener un control total sobre los procesos y las actualizaciones.

Además, es una plataforma para intercambiar ideas sobre medidas productivas, ya que, hoy en día, es transparente para todas las personas en la empresa, y los flujos de trabajo de Alteryx son mucho más fáciles de mantener. Siemens tiene la mayor parte de sus datos en los sistemas ERP, así que la capacidad de conexión de datos de Alteryx Server es fundamental. El conector SAP HANA nos permite acceder fácilmente a todos los datos SAP que tienen toda la información operativa que se usa para la inteligencia empresarial. La comunidad interna de Alteryx en Siemens manifiesta un crecimiento significativo y ayuda a establecer los conocimientos de datos dentro de la organización.

Por Jon Cajacob y Tony Adam Rol: Project Manager Data & Analytics en Finance/Global Business Improvement Manager, Siemens