Restaurar pagos de derechos de empleados de varios años con Alteryx

Explorar los derechos de empleados legislados

Cuando se trata de garantizar que la fuerza de trabajo cuente con permisos que se ajusten a la incertidumbre de las personas, el Gobierno de Nueva Zelanda se encuentra entre los más avanzados. El Gobierno neozelandés da un paso más mediante la determinación de los tipos de permisos que deben pagarse de forma equitativa, sin perjudicar a ningún tipo de empleado o empleo.

Con una fuerza de trabajo cercana a los tres millones de personas en el 2020, hay muchos datos y situaciones que seguir. Los empresarios tienen la obligación legal de asegurarse de que los empleados reciban una compensación adecuada cuando se presente uno de los numerosos casos de vacaciones. Desde 2003, año en que entró en vigor la legislación que otorga a los empleados neozelandeses beneficios por vacaciones, los errores de pago, las incoherencias en los códigos de nómina y los errores humanos o han dejado de estar presentes en las empresas del país.

Cuando Grant Thornton, una empresa global de asesorías empresariales, fiscales y de auditoría, descubrió una necesidad en el mercado de servicios de aseguramiento de nóminas, Elisha Nuttall, director sénior de Consultoría, supo que Alteryx era la plataforma adecuada.

Escalar una aplicación de analítica

Al comienzo de su recorrido de repeticiones de cálculos de nóminas con Alteryx, el equipo de Grant Thornton desarrolló un modelo para una de las mayores empresas de limpieza de Nueva Zelanda, un proyecto que abarcó 21 000 empleados y 6000 millones de filas de datos de planillas de horas trabajadas. La definición de los derechos en la Ley de Vacaciones dificulta la arquitectura y el rendimiento del modelo, ya que los limita a procesar solo una semana a la vez para cada empleado durante su período de empleo. La primera iteración de los tres modelos personalizados tardó 3,5 días en procesar los cálculos con precisión.

Nuttall, junto con James Martin, fundador de Mission Intelligence, se propuso desarrollar una innovadora aplicación analítica de Alteryx que fuera capaz de navegar por el cambiante panorama legislativo de los derechos de vacaciones. “El objetivo principal de la creación de esta aplicación analítica de Alteryx era evitar la reconstrucción de la lógica de cálculo desde cero. Históricamente, cada nuevo cliente ha supuesto un gran esfuerzo que crea ineficiencias y puede hacer que el precio sea prohibitivo para una gran parte del sector que necesita esta ayuda”, señala Martin.

La aplicación analítica prevista tenía mucha más funcionalidad y flexibilidad que los modelos anteriores a medida, por lo que el rendimiento suponía un riesgo real y un posible fracaso. Martin y Nuttall volvieron a diseñar la aplicación para que pudiera implementarse a la medida a fin de ayudar a organizaciones grandes y pequeñas. La innovadora arquitectura de la aplicación ahora puede realizar repeticiones de cálculos para un solo empleado en segundos, o bien completar enormes recálculos de decenas de miles.

Abordar el reto de manera integral

Para poner el reto en perspectiva, todas las empresas de Nueva Zelanda deben cumplir con la Ley de Vacaciones. Employment New Zealand, agencia de cumplimiento del Gobierno neozelandés, exige el cumplimiento de las normas. Las organizaciones suelen tener que calcular cuánto han pagado indebidamente al personal y realizar pagos retroactivos. Nuttall estima que solo entre un 10 y un 20 % de las organizaciones cumplen la normativa actualmente. Con los conjuntos de herramientas tradicionales, como Excel y SQL, simplemente no hay suficientes profesionales capacitados para ayudar.

Los numerosos casos de vacaciones dejan a la mayoría de las organizaciones con un nivel de incumplimiento que obliga a un proceso de rectificación. Antes de Alteryx, el enfoque común era recalcular manualmente una muestra de pagos y extrapolar una estimación en Excel. La exactitud y los errores de cálculo en los pagos eran un problema permanente.

Martin y Nuttall empezaron por crear 42 casos distintos de vacaciones en el modelo de la aplicación con 12 opciones de configuración diferentes. Esto permitió la flexibilidad y la agilidad para satisfacer los diversos tipos de patrones de trabajo de los empleados. El modelo se creó con dos subcapas adicionales, una con los parámetros de la política del cliente que indican a la aplicación cómo seleccionar entre diferentes casos y la primera con la configuración del usuario para la personalización.

Apoyar a los clientes con un servicio integral

El objetivo principal de Martin y Nuttall era desarrollar una aplicación que fuera escalable, ágil y asequible para todas las organizaciones. Después de ver a un cliente gastar más de USD 500 000 en un modelo basado en SQL y más de USD 100 000 para validar el modelo a través de una consultoría adicional, la aplicación de recálculo de nóminas desarrollada con Alteryx se convirtió en algo único en el mercado. La repercusión del modelo de aplicación de repeticiones de cálculos se entiende mejor si se observa el costo de equivocarse en el pago de las vacaciones:

• Las tasas de rectificación pueden superar los USD 1,5 millones.
• Los gastos de consultoría y abogados se deben prever.
• Los pagos erróneos pueden llegar a un 1 % de los salarios pagados en cada uno de los seis años que se deben considerar para el nuevo cálculo.
• El costo involucrado en la rectificación integral puede exceder el valor total de los pagos erróneos que se deben pagar.

“Comenzamos en el área más complicada de este proceso de rectificación, un área en la que operan muy pocos competidores, que es el recálculo de más de seis años de la paga correcta de vacaciones a los empleados. A partir de esto, nos ampliamos hasta convertirnos en un servicio integral para apoyar a los clientes en su proceso de rectificación, lo que les permite ahorrar cientos de miles de dólares”, concluye Nuttall.

Gracias al éxito de la primera versión de la aplicación de Alteryx, Grant Thornton y Mission Intelligence desarrollaron una segunda versión mejorada que abarca todos los aspectos de la legislación sobre derechos de los empleados en Nueva Zelanda. Esta aplicación le permite al usuario elegir entre cinco áreas de cumplimiento para realizar repeticiones de cálculos y tiene un total de 38 opciones de configuración. La segunda versión amplió las casos de vacaciones de 42 a casi 150 casos posibles, lo que abarca cada tipo de empleado de Nueva Zelanda.