Grupo Jebsen: acortar la brecha hacia la transformación digital

Gracias a un trabajo conjunto con NCS NEXT, socio principal de Alteryx, el equipo de GIT pudo implementar Alteryx. Al principio, la plataforma funcionó principalmente como una herramienta de combinación de datos para ayudar al equipo a conciliar diferentes tipos de datos de más de 100 aplicaciones, que abarcan finanzas, cadena de suministro, ventas y más. Para crear una imagen completa del desempeño y los requisitos del negocio, era necesario cotejar transacciones, contratos, KPI, archivos de mapeo, presupuestos y más.

El primer caso práctico comenzó con un prototipo para el equipo de contabilidad, diseñado para reducir la cantidad de trabajo manual involucrado en la preparación y conciliación de datos. Alteryx compara los registros de la cuenta bancaria de Jebsen con los asientos contables en su sistema ERP de Oracle, al crear una hoja de cálculo que resalta cualquier excepción para que el equipo la revise. Con métodos de comparación manual, el proceso total podía llevar días. Sin embargo, ahora se completa en minutos, lo que permite al equipo de contabilidad centrarse en las cifras con plena confianza en la exactitud de sus fuentes.

“Después de este caso práctico inicial, nos dimos cuenta de que Alteryx también es una herramienta muy poderosa para el proceso de ETL”, dice Tang. “Tiene una amplia gama de conectores predefinidos, por lo que podemos vincular todas nuestras aplicaciones y consolidar nuestros datos”.

El equipo de GIT colabora con los stakeholders de toda la empresa para identificar procesos manuales repetitivos en las áreas de finanzas, logística, servicio al cliente y otras funciones principales de Jebsen. Al abordar en estas tareas que consumen mucho tiempo, las personas pueden ahorrar horas en su semana laboral, lo que se traduce rápidamente en un gran ahorro de tiempo para todo el grupo.

Como explica Tang: “Todos están familiarizados con el uso de las hojas de cálculo. Pero cuando hay muchas y cada una contiene varias fórmulas, puede llevar horas o días intentar rastrear cualquier problema y comprender cómo funciona todo. Con Alteryx, podemos hacer que todo sea transparente al detectar cualquier discrepancia o problema en una hora“.

Antes, al equipo de GIT le podía llevar varios meses entregar un nuevo caso práctico con los métodos tradicionales de manejo de datos y desarrollo. Pero con Alteryx, un prototipo puede estar listo en tan solo dos semanas; en menos de un mes, el equipo puede llevar un proceso desde la idea inicial hasta un MVP, y luego realizar los ajustes y la capacitación.

El equipo de GIT genera tanto valor a partir de Alteryx gracias, en parte, a su sencillez. Dada la baja necesidad de código para configurar un flujo de trabajo, familiarizarse con la plataforma es rápido, y crear nuevos procesos lo es aún más. Y una vez que el flujo de trabajo está en funcionamiento, puede proporcionar valor al negocio inmediatamente, con muy poca intervención manual, lo que reduce significativamente el tiempo que el equipo necesita para obtener insights.

Los usuarios ahorran horas en la preparación de datos, ya que el flujo de trabajo se conecta automáticamente a múltiples fuentes de datos según sea necesario, aplica lógica de negocio predefinida y resalta cualquier problema de calidad de los datos, todo en minutos, o incluso en segundos en algunos casos. Esto también elimina el riesgo omnipresente de errores humanos, lo que garantiza la precisión de cada dato utilizado. Los flujos de trabajo de Alteryx ahora manejan de manera regular datos muy confidenciales y críticos de la empresa en un entorno completamente seguro.

A medida que Tang y su equipo implementan cada vez más casos prácticos de Alteryx para los usuarios, reciben un apoyo crucial de NCS NEXT, que incluye la creación de flujos de trabajo en Alteryx, la configuración de integraciones con otros sistemas y la resolución de problemas en los proyectos a medida que evolucionan. Esto permite al equipo crear soluciones aún más sofisticadas para brindar soporte a las distintas líneas de negocio.

“Tenemos consultores de Alteryx en Jebsen”, explica Kelvin Law, Solution Consultant de NCS NEXT. “Ayudan al equipo de Group Information Technology a diseñar y entregar nuevos casos prácticos de manera más rápida, y los ayudan a comprender todas las capacidades de la plataforma Alteryx”.

El equipo de GIT también aprovecha los recursos de la Comunidad Alteryx para asegurarse de que Jebsen esté sacando el máximo provecho de la plataforma. “Si hay una función que es nueva para nosotros, es muy fácil encontrar recursos de Alteryx que puedan brindarnos consejos o insights”, comenta Tang.

En 2021, el equipo de GIT lanzó una nueva iniciativa para crear un único almacén de datos para Jebsen. Un componente clave del plan continuo de Tang es usar Alteryx como un “motor de cálculo”, como ella lo describe, lo que pone el análisis avanzado en manos de los usuarios de negocio de todo Jebsen y los anima a maximizar los insights que obtienen de los datos del grupo.

“Queremos alejarnos de la simple inteligencia de negocios (BI) y adoptar una perspectiva más impulsada por el aprendizaje automático y la IA”, dice Tang. “La BI se basa en gran medida en datos históricos y algunos datos externos del mercado, eso no es suficiente para brindar soporte a nuestro crecimiento a largo plazo. Queremos utilizar analítica predictiva para tomar decisiones más informadas, además de revisar periódicamente los datos históricos para lograr eficiencia operativa”.

Alteryx también se conecta con el proceso más amplio de transformación digital del grupo. “Nos esforzamos por innovar constantemente”, menciona Tang. “La tecnología de vanguardia es clave para nuestra misión de seguir construyendo el éxito en el mercado para nuestros clientes y ofrecer productos de primer nivel a nuestros consumidores. Alteryx es parte de esa estrategia”.