Gobernanza de datos

¿Qué es la gobernanza de datos?

La gobernanza de datos describe los roles, los procesos y las políticas que las organizaciones promulgan para garantizar la exactitud, calidad y seguridad de los datos. Sus políticas dictan los métodos que las personas pueden usar para acceder a los datos y aprovecharlos.

Aunque la gobernanza de datos implica la administración adecuada de datos en una organización, el marco también abarca tu estrategia de datos y objetivos. Cuando se implementa correctamente, la gobernanza de datos te permite obtener valor a partir de los datos.

Los marcos de gobernanza de datos garantizan que las políticas y los procesos se alineen con factores internos y externos, incluidas las leyes y regulaciones de privacidad de datos de los gobiernos locales y nacionales. A medida que los organismos rectores aprueban nuevas leyes, debes ajustar tus marcos de gobernanza de datos para cumplir con ellos.

A menudo es difícil implementar la gobernanza de datos de manera adecuada, ya que requiere que alinees los departamentos y los equipos. Esto significa que debes comprender con claridad qué datos tienes y cómo los utilizas.

Cuando desarrolles un plan de gobernanza de datos, debes considerar los siguientes elementos:

• Propiedad de los datos: ¿Quién es responsable de administrar cada tipo de dato?
• Calidad de los datos: ¿Cómo se verificarán los datos para determinar su precisión e integridad?
• Seguridad de los datos: ¿Cómo se protegerán los datos del acceso no autorizado?
• Archivo de datos: ¿Cómo se almacenarán los datos para su conservación a largo plazo?

Herramientas y beneficios de la gobernanza de datos

Las herramientas de gobernanza de datos incluyen cualquier software, plataforma o dispositivo empleado para acceder, utilizar, almacenar, crear o analizar datos, y también las políticas y procedimientos usados para implementar y mantener su funcionamiento.

Las siguientes son herramientas de gobernanza de datos:

• Lagos, almacenes y catálogos de datos
• Activos de datos, como hojas de cálculo, imágenes, archivos PDF y más
• Software y plataformas utilizadas para acceder a datos, analizarlos y manipularlos, como plataformas de automatización, soluciones de punto único y software de visualización
• Infraestructura utilizada para transmitir datos, como dispositivos empresariales y personales, servidores, cámaras, equipos médicos y de supervisión, sensores y más

La implementación de un marco de gobernanza de datos que utiliza de manera óptima todas estas herramientas puede beneficiarte a ti y a tu organización gracias a la mejora del valor comercial, la seguridad y el cumplimiento, la calidad de los datos y la automatización.

Valor comercial La gobernanza de datos mejora tu proceso de toma de decisiones, te ayuda a administrar mejor los riesgos y aumenta tu eficiencia operativa. Las herramientas de gobernanza de datos pueden ayudarte a recopilar y organizar datos de diversas fuentes para que puedas tomar decisiones fundamentadas. La gobernanza de datos puede promover la colaboración entre diferentes equipos y departamentos mediante el establecimiento de un proceso claro para compartir datos e información.

Seguridad y cumplimiento La gobernanza de datos debe abarcar una fuerza laboral cambiante, trabajadores remotos y nuevas regulaciones de cumplimiento. Tu marco deberá incluir planes para la incorporación, adición y eliminación de permisos para empleados nuevos, actuales y antiguos, todo esto mientras se mantiene el cumplimiento. En este proceso, se incluirá la reducción del riesgo de filtraciones de datos de información confidencial.

Calidad de los datos Establecer reglas y estándares para el ingreso, el acceso, el almacenamiento y el uso de los datos te permite mejorar la calidad de los datos. Si garantizas la precisión, consistencia e integridad de los datos, puedes tomar mejores decisiones y evitar errores costosos. Optimizar la comunicación y la coordinación te deja tomar mejores decisiones y evitar el trabajo duplicado.

Automatización La automatización puede ayudarte a garantizar el cumplimiento a medida que las personas acceden a los datos y los utilizan; esto incluye la recopilación de datos, el control de calidad y la generación de informes. Puedes reducir los costos si disminuyes la necesidad de almacenamiento e ingreso manual de datos. La automatización también puede ayudar a reducir los costos asociados con las filtraciones de datos y las infracciones de cumplimiento. La implementación correcta de la gobernanza de datos puede ayudarte a optimizar el uso de recursos, mejorar la eficiencia y liberar recursos para que puedas enfocarte en tareas más estratégicas.

Marco de la gobernanza de datos

Un marco de gobernanza de datos te ayuda a establecer y mantener un programa de gobernanza de datos eficaz. El marco proporciona un enfoque estructurado para definir los roles y las responsabilidades, desarrollar políticas y procedimientos e implementar herramientas y controles.

Las organizaciones que han establecido programas de gobernanza de datos informan varios beneficios, como una mejor toma de decisiones, riesgos reducidos y un desempeño organizacional optimizado. La gobernanza de datos también puede ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos regulatorios.

El marco de gobernanza de los datos se divide en cuatro componentes principales:

1. Política de gobernanza de datos
2. Estructura de gobernanza de datos
3. Procesos de gobernanza de datos
4. Controles de gobernanza de datos

Política de gobernanza de datos

Tu política de gobernanza de datos describe tu enfoque de gobernanza. Los directivos superiores deben aprobarla y revisarla de manera periódica para asegurarse de que cumpla con las regulaciones de cumplimiento y las prácticas recomendadas.

Debe responder a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es tu enfoque de gobernanza de datos?
• ¿Cuáles son los roles y responsabilidades de aquellos involucrados en la gobernanza de datos?
• ¿Cuáles son tus objetivos de gobernanza de datos?
• ¿Cuáles son tus políticas y procedimientos para administrar datos?
• ¿Cuáles son tus estándares para los datos de calidad?
• ¿Cómo te asegurarás de que los datos sean exactos y estén completos?
• ¿Cómo protegerás la confidencialidad de los datos?
• ¿Cómo te asegurarás de que los datos sean accesibles para quienes los necesitan?
• ¿Cómo te asegurarás de que los datos se utilicen de manera coherente con las políticas y los procedimientos de tu organización?
• ¿Cuáles son tus planes para supervisar y auditar la gobernanza de datos?

Estructura de gobernanza de datos Tu estructura de gobernanza de datos define los roles y responsabilidades de cada persona involucrada en el marco de gobernanza. Debes diseñarla para garantizar que todas las iniciativas y actividades de gobernanza se alineen con tus objetivos empresariales.

La estructura de gobernanza de datos debe incluir grupos o comités que supervisan y se responsabilicen de las siguientes tareas:

• Establecer la dirección del programa de gobernanza de datos de tu organización
  • Este grupo suele incluir ejecutivos sénior
• Implementar el programa de gobernanza de datos
  • Por lo general, este grupo incluye representantes de cada unidad empresarial
• Administrar los activos de datos de su unidad empresarial
  • Este grupo debe incluir a cualquier persona que tenga una profunda comprensión de los datos y su uso dentro de su unidad empresarial

Procesos de gobernanza de datos

Los procesos de gobernanza de datos definirán las actividades que se deben llevar a cabo para implementar y mantener un programa de gobernanza de datos eficaz. Estos procesos deben diseñarse para satisfacer las necesidades específicas de tu organización.

Deben incluirse los siguientes procesos:

• Identificación de datos: identifica los activos de datos de la organización, incluidos los datos de los clientes, los financieros, los de los empleados y más.
• Clasificación de datos: clasifica tus datos según su importancia para la organización a fin de ayudar a priorizar tus actividades de gobernanza de datos.
• Administración de la calidad de los datos: asegúrate de que tus datos sean precisos, completos y consistentes. Incluye procesos para auditar datos y medidas correctivas si se encuentran errores.
• Seguridad de datos: protege tus datos del acceso y uso no autorizados, incluidos los procesos para administrar el acceso, cifrado y respaldo de los datos.
• Acceso a los datos: controla quién tiene acceso a los datos e incluye procesos para otorgar y revocar permisos.
• Administración del ciclo de vida de los datos: administra tus datos durante todo su ciclo de vida e incluye procesos para archivar y eliminar aquellos que ya no se necesitan.

Controles de gobernanza de datos

Los controles de gobernanza de datos son los procedimientos y las medidas técnicas que implementas para garantizar la eficacia de tu programa de gobernanza de datos. Estos controles deben diseñarse para satisfacer las necesidades específicas de tu organización.

Deben incluirse los siguientes controles de gobernanza de datos:

• Control de acceso: establece procedimientos para otorgar y revocar el acceso a los datos.
• Control de cambios: administra los cambios en los datos, quién puede realizar cambios y cómo se realiza el seguimiento de dichos cambios.
• Control de versiones: realiza un seguimiento de las diferentes versiones de datos para asegurarte de que todos estén trabajando con la información más actualizada.
• Auditoría: supervisa el cumplimiento de las políticas y los procedimientos de gobernanza de datos.
• Retención de datos: configura procedimientos para archivar y eliminar datos que ya no se necesitan.
• Respaldo y recuperación de datos: pon en marcha procedimientos para proteger los datos contra pérdidas y asegúrate de que se puedan recuperar.

Casos prácticos de la gobernanza de datos

Debido a que la gobernanza de datos abarca muchos aspectos de los datos, existen numerosos casos prácticos en los que la gobernanza de datos puede mejorar tu organización. Esto incluye la entrega de valor a partir de los datos en tus almacenes, lagos y catálogos de datos.

Consolidación de datos

La consolidación en un único depósito garantiza la uniformidad y exactitud para todos los usuarios que fundamentan sus decisiones en los datos.

• Retornos de beneficios netos: crea una base bien definida que optimice los procesos de conexión de las fuentes de datos y la extracción de insights.
• Reducción de riesgos: elimina las discrepancias de los departamentos que extraen los mismos datos de diferentes maneras.
• Mejora de las habilidades de la fuerza de trabajo: ayuda a tus usuarios finales a descubrir y compartir insights en lugar de perder tiempo repitiendo trabajo o cuestionando los resultados.

Ver el caso práctico

Metadatos y linaje de los datos

El linaje y la gobernanza de los datos son fundamentales para garantizar resultados fidedignos y la confianza de los usuarios.

• Crecimiento de ingresos: establece y comunica el linaje de datos para permitir que los equipos se centren en los resultados y tomen decisiones con mayor rapidez.
• Retornos de beneficios netos: comprende y comunica plenamente el linaje de los datos a fin de reducir la inversión necesaria para realizar cambios.
• Experiencia del cliente: elimina los errores causados por datos incorrectos que afectan a tus clientes.
• Ganancias de eficiencia: deshazte de la validación de datos redundante o manual y reduce la necesidad de comprobar dos veces los resultados.
• Reducción de riesgos: obtén visibilidad del linaje de los datos para comprender dónde se originan y por qué procesos pasan.

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Escalabilidad

A medida que más personas de tu organización acceden a los datos y los utilizan, la importancia de la gobernanza de los datos crece.

• Reducción de riesgos: escala la analítica de autoservicio y el acceso a los datos sin perder el control.
• Ganancias de eficiencia: implementa una estrategia de gobernanza de datos que no se convierta en un obstáculo para el acceso a la analítica.
• Mejora de las habilidades de la fuerza de trabajo: crea una cultura de comprensión analítica y las mejores prácticas para la gobernanza de datos.
• Retorno de beneficios netos: deja de reinventar la rueda e implementa el acceso a la analítica y la seguridad de los datos en toda la organización.
• Experiencia del cliente: aprovecha al máximo los datos del cliente y, al mismo tiempo, garantiza la seguridad de los datos.

Ver el caso práctico

Ejemplo de caso práctico de la gobernanza de datos

Ejemplos de casos prácticos empresariales de la gobernanza de datos

Una estrategia de gobernanza de datos implementada correctamente debe entregar resultados en cualquier esfuerzo analítico que realice tu organización. Esto incluye la generación de informes, la analítica avanzada, el aprendizaje automático, la ciencia de datos y más.

En entornos analíticos sin gobernanza de datos, los procesos son prolongados e ineficientes. También pueden no cumplir con las regulaciones debido a cómo se comparten y utilizan los datos.

Estos son ejemplos de cómo los entornos analíticos con y sin gobernanza de datos afectan la generación de informes en las empresas.

Generación de informes en entornos analíticos sin gobernanza de datos

Identificación de datos

• Las organizaciones pierden valioso tiempo si deben descifrar qué contienen los conjuntos de datos de información, los informes y otros activos analíticos; esto podría causar informes apresurados y menos tiempo para evaluar la información a fin de tomar decisiones

Clasificación de datos

• Los activos analíticos no organizados y sin etiquetar aumentan el tiempo que les toma a las organizaciones ubicar conjuntos de datos, informes y flujos de trabajo conocidos, lo que aumenta el tiempo para obtener un insight
• Los activos ocultos o datos no visibles no se utilizan, lo que aumenta la dificultad para evaluar el desempeño pasado y continuo y fundamentar nuevas decisiones

Gestión de calidad de datos

• Los activos analíticos que contienen información incompleta e inexacta aumentan el tiempo necesario para completar la preparación manual y repetitiva
• La falta de datos degrada la exactitud y la confiabilidad en los insights, lo que reduce la confianza en los resultados y la toma de decisiones

Seguridad de los datos

• Los datos almacenados en toda la organización en la empresa y los dispositivos personales imposibilitan el cifrado y el respaldo de los activos, mientras que compartir activos por medios no compatibles aumenta el riesgo de las filtraciones de datos y el acceso no autorizado

Acceso a datos

• Ninguna política o proceso estándar de toda la empresa para otorgar y revocar el acceso a los datos ralentiza el tiempo para obtener insights y limita la escalabilidad

Administración del ciclo de vida de los datos

• Los equipos de administración de datos no pueden archivar o eliminar correctamente los datos innecesarios, lo que aumenta los riesgos de que las organizaciones no cumplan las regulaciones

Generación de informes en entornos analíticos con gobernanza de datos

Identificación de datos

• Las organizaciones pueden determinar con facilidad qué activos son valiosos para el análisis y, además, producir informes con rapidez
• Un tiempo más corto para obtener insights permite a las organizaciones cuestionar aún más los datos y evaluar más a fondo las ideas para aumentar la confianza en la toma de decisiones

Clasificación de datos

• Los activos analíticos organizados y etiquetados de forma centralizada permiten que las organizaciones encuentren rápidamente los datos que necesitan, incluidos los insights y flujos de trabajo anteriores que pueden aprovechar o utilizar, lo que reduce el tiempo para obtener insights

Gestión de calidad de datos

• Los catálogos de datos proporcionan calificaciones de la calidad de los datos que permiten que las organizaciones determinen la integridad y exactitud de los activos analíticos, lo que reduce la cantidad de tiempo necesario a fin de preparar los datos para el análisis
• La confianza y fiabilidad en los informes aumenta la confianza en los resultados y la toma de decisiones

Seguridad de los datos

• Los procesos estratégicos de seguridad de datos permiten que los equipos de administración de datos mantengan la gobernanza y el cumplimiento de los datos y, así, reducen el riesgo

Acceso a datos

• Las políticas y los procesos estandarizados para otorgar y revocar el acceso a los datos aumentan el proceso de incorporación y escalabilidad al mismo tiempo que reducen los costos y riesgos de administración

Administración del ciclo de vida de los datos

• El almacenamiento centralizado permite que las organizaciones auditen rápidamente todos los activos de analítica, lo que simplifica el cifrado, los respaldos y la eliminación de datos en toda la organización

Aunque el ejemplo de caso práctico anterior muestra el proceso de generación de informes, los ejemplos también se pueden extender a otros casos prácticos empresariales, como la analítica avanzada, el aprendizaje automático y la ciencia de datos.

Conclusión

La gobernanza de datos es más que la administración de datos. También incluye las políticas y los procesos empleados para determinar cómo se usan los datos dentro de una organización.

Debes utilizar marcos de gobernanza de datos para alinear equipos y departamentos, mejorar la eficiencia y aumentar el valor comercial.

Con el marco y las herramientas adecuados, puedes implementar correctamente un plan de gobernanza de datos que te ayude a ti y a tu organización a obtener resultados realizables.