Merlin Properties transforma y automatiza la auditoría interna con Alteryx

Merlin Properties es la SOCIMI (Sociedad Anónima Cotizada de Inversión Inmobiliaria) líder en España y se encuentra entre los diez mayores grupos de inversión en activos inmobiliarios (REITs) de Europa. La principal actividad de la empresa es la adquisición y gestión de activos inmobiliarios comerciales de calidad, centrándose en el mercado de oficinas, comercios minoristas y centros de logística y datos. Tras ocho años en el mercado, la cartera de Merlin Properties cuenta con aproximadamente, EUR 11,390 millones en activos inmobiliarios, repartidos en más de 150 edificios de oficinas, 14 centros comerciales, 55 naves logísticas, 3 hoteles y 4 centros de datos en construcción.

Debido al número de activos y la complejidad de la información a tratar, Merlin Properties se encontraba en la necesidad de contar con los medios para analizar y auditar su información financiera, y no financiera, de forma eficiente.

El punto de partida es un negocio dinámico y complejo, con muchas tecnologías y una gran cantidad de datos de distintas fuentes. La pretensión es sumar fuentes de datos externas de proveedores de forma actualizada, de cara a tener información de todos sus proveedores en tiempo real.

Esto plantea una problemática para Merlin Properties en tres ejes:

• Cómo extraer y tratar los datos
• Cómo visualizar esos datos de forma más estructurada y organizada
• Cómo hacer un análisis detallado de estos datos para ayudar con la toma de decisiones

Transformación Digital y Automatización de la dirección de Auditoría Interna

El objetivo principal del proyecto es la Transformación Digital y Automatización de la dirección de Auditoría Interna. Además, se busca incorporar innovación con resultados claros y fáciles de entender.

Para afrontar este proyecto, Merlin Properties partía con tres objetivos claros: en primer lugar, tener un mayor control de los datos para darse cuenta de los errores y problemas internos; en segundo lugar, reducir costes, accediendo a todos los datos de forma más barata; y, en tercer lugar, evitar fraudes.

La gestión de este ambicioso proyecto fue posible gracias a la colaboración de Alteryx con PwC España. Se encargaron de la consultoría e implementación del lado técnico de la solución.

Cambio de paradigma

En este tipo de proyectos, el enfoque tradicional se basa en un conocimiento muy superficial del negocio, que puede resultar muy caro, todo es análisis. También hay un tercer pilar, que es el más amplio, el más básico y el más difícil de descifrar: el que se refiere a la administración de datos. A la hora de abordar este proyecto, sin embargo, Alteryx cambió el enfoque, dando mayor relevancia al negocio. Alteryx buscaba una herramienta que se pudiera usar desde la parte de negocio de la empresa, una plataforma a la que cualquier usuario de negocio pudiera sacar provecho. Teniendo en cuenta este enfoque, el objetivo era democratizar el análisis y la administración de los datos.

Según el objetivo clave, que consiste en la transformación de la dirección de Auditoría Interna, Merlin Properties estableció otros objetivos. Estos incluyeron la digitalización y la automatización de procesos clave dentro de su auditoría interna, la definición de cuadros de mando dinámicos sobre los procesos clave y la creación de cuadros de mando para hacer un seguimiento del estado del trabajo de auditoría interna. Y todo esto debía hacerse de forma semi automática, que funcionara sin necesidad de ayuda externa. Para ello, más allá de incorporar la tecnología más adecuada, Alteryx hizo un esfuerzo de formación y capacitación en el equipo de Merlin Properties, haciéndoles partícipes y protagonistas de la transformación.

Se incluyeron otros objetivos globales en el proyecto. Los cuales son la democratización de las técnicas de análisis de datos, la reducción de costos y la maximización de todos los recursos disponibles, la automatización de tareas recurrentes para centrarse en tareas de más valor, la integración de fuentes de datos internas y externas a fin de obtener mayor valor de los análisis, además de la generación de revisiones adaptables y modulables, según el cliente en cuestión, y la generación de impacto en los stakeholders de la empresa.

Procesos clave incluidos en el proyecto de transformación

En el proceso de transformación de Merlin Properties se incluyen los siguientes procesos clave: Cuentas a Pagar, Cuentas a Cobrar, Contabilidad, RRHH, CAPEX, OPEX, Facturación, Matriz de Scoping del SCIIF, Mapa de Riesgos y Riesgo Crediticio.

A partir de la información transaccional disponible en SAP, que era el sistema empleado, Alteryx identificó las tablas de datos y diseñó una base de datos propia, además de gestionar los flujos de datos. Posteriormente, el equipo responsable del proyecto realizó una auditoría sobre la calidad de los datos, corrigiendo los errores detectados para garantizar un uso fiable de la información. Una vez que se establecieron la base de datos y los flujos y que se analizó la calidad de la información, se probó el diseño de la visualización de la información. Esto optimizó los modelos relacionales, y se publicaron los primeros cuadros de mando. El siguiente paso fue capacitar al personal de Auditoría Interna de la empresa para que aprendieran cómo manejar las herramientas.

Beneficios del proyecto

Gracias al proceso de transformación, Merlin Properties ha automatizado los procesos e informes, reduciendo significativamente el consumo de recursos. Al mismo tiempo, elimina los errores producidos por la interacción humana y la manualidad en los procesos, impulsando la eficiencia. La consolidación de datos e informes de manera transversal en la compañía permite eliminar duplicidades e ineficiencias, liberando, además, recursos de Auditoría Interna para otras tareas. La incorporación y asimilación por parte del equipo de Merlin Properties de las principales herramientas de data analytics y BI (Alteryx y Power BI) permite a los profesionales una mayor confianza en la toma de decisiones, basándose en criterios, datos y metodología comunes.

Otro beneficio de la transformación realizada por Merlin Properties es que permite monitorear y controlar la empresa casi en tiempo real. Esto otorga a los usuarios la capacidad de analizar diferentes conceptos, desde el rendimiento de una división completa hasta la ejecución correcta de un asiento contable. Esto es clave, ya que no hace falta esperar a tener los informes trimestrales, sino que se pueden obtener informes de valor en cualquier momento.

Información actualizada de forma automática y disponible en una única plataforma

En resumen, el proyecto de automatización y transformación en Merlin Properties le proporcionó al departamento de Administración de Auditoría Interna acceso a toda la información relevante de la empresa. Estos datos están completamente actualizados y se incorporan automáticamente a una sola plataforma, lo que mejora en gran medida el trabajo del equipo. Gracias al proyecto de Alteryx, tanto los profesionales de Auditoría Interna de Merlin Properties como los directivos y otros miembros de la organización pueden valorar en un solo vistazo los datos, incorporados en tiempo real, para tomar las mejores decisiones.