Cómo fusionar datos en Excel

La mayoría de los analistas combinan los datos en Microsoft Excel y en otros programas de hojas de cálculo para obtener mejores insights. Consolidar datos en Excel es parte de un proceso más grande llamado preparación de datos, pero como la cantidad de nuevas fuentes de datos aumenta, es cada vez más difícil combinar datos en hojas de cálculo de Excel.

Los términos “combinar” y “consolidar” en Excel pueden referirse a dos funciones distintas. Debido a eso, creamos una breve guía para entender cómo combinar mejor los datos y qué hacer cuando consolidar datos en Excel lleva demasiado tiempo. En Alteryx, nos apasiona crear una productividad radical para los analistas de negocios, por lo que hemos incluido información sobre cómo mejorar el proceso de preparación de datos.

Cómo consolidar datos en Excel

Para este ejemplo, digamos que se te proporcionaron dos conjuntos de datos sobre el monto de los préstamos que ha solicitado un grupo de miembros por año, cada uno en un libro de Excel independiente. Quieres entender cuál es el monto total de los préstamos solicitados por cada miembro, por lo que puede que te preguntes cómo combinar esos datos en Excel.

Si ambos conjuntos de datos numéricos ya tienen un formato similar, por ejemplo, que los precios siempre se anotan como $1.00, puedes usar la función Consolidar de Excel (en el menú desplegable “Datos”).

Abre cada hoja que planeas usar y confirma los tipos de datos que quieres consolidar en la coincidencia de Excel.

• En una nueva hoja de trabajo vacía, selecciona “Consolidar”.
• En el cuadro “Función”, selecciona la función que quieres usar. En este ejemplo, usaremos “Suma” para sumar los préstamos totales solicitados por miembro.
• En “Referencia”, selecciona “Examinar” para identificar los libros de trabajo de Excel desde los que quieres consolidar los datos. Agrega las fuentes.
• Importante: Asegúrate de que las etiquetas coincidan. Luego presiona “Aceptar”, mira cómo se propagan los datos y comienza a revisar o analizar la nueva hoja.

Cómo combinar datos en Excel desde múltiples hojas de trabajo

Miremos cómo podemos combinar datos provenientes de distintas hojas de trabajo dentro del editor de Excel Power Query. En este ejemplo, usamos dos conjuntos de datos individuales, el primero contiene información básica de los miembros, como ingresos, educación, número de teléfono, etc., y el segundo contiene información de los préstamos de los miembros, como el monto, la tasa de interés, el estado, etc.

Además, cada conjunto de datos contiene un ID de miembro que nos permitirá unir los datos de ese campo común para comparar todos estos datos uno junto a otro. Así es como debes hacerlo:

1. Primero, veremos cada conjunto de datos para analizar un poco su contenido y luego abriremos una nueva hoja de trabajo para nuestro conjunto de datos combinado.
2. A continuación, haremos clic en la pestaña “Datos” de nuestra nueva hoja de trabajo y seleccionaremos “Desde el texto/CSV” porque los archivos con los que estamos trabajando son archivos csv. También puedes importar archivos Excel seleccionando “Obtener datos”.
3. Comenzaremos por importar nuestro archivo sobre la información básica de los miembros, que nos llevará al editor de Power Query.
4. A continuación, incorporaremos nuestro otro conjunto de datos seleccionando “Nueva fuente”, luego “Archivo” y “Texto/CSV”, y veremos el conjunto de datos sobre la información de los préstamos agregado a la izquierda.
5. Para combinar estos dos conjuntos de datos, seleccionaremos “Combinar consultas” y “Combinar como nuevo” para que tengamos un espacio aparte para nuestro nuevo conjunto de datos.
6. Sabemos que el campo de datos común es “ID de miembro”, por lo que seleccionaremos esa columna para ambos conjuntos de datos.
7. Ahora, vamos a eliminar algunas de las columnas que no necesitamos de nuestro conjunto de datos de la información de los miembros. Cuando terminemos, vamos a hacer clic en el ícono que está junto a “member_loans” para expandir el conjunto de datos que acabamos de agregar.
8. Aquí, vamos a seleccionar las columnas que queremos de nuestro conjunto de datos sobre los préstamos de los miembros. No necesitamos incorporar ID de miembro porque ya es una columna en nuestro conjunto de datos sobre la información de los miembros.
9. Una vez que terminamos de seleccionar, podemos reordenar estas columnas de una manera que tenga sentido para nuestro análisis.
10. Y finalmente, presionaremos “Cerrar y cargar” para ver el conjunto de datos combinado y terminado en nuestra hoja de trabajo en blanco.

Otras formas de combinar celdas y columnas en Excel

Hay muchas maneras de combinar celdas y columnas en Excel; a continuación, mostramos unos ejemplos:

Combinar texto en distintas columnas

• El texto de las celdas puede combinarse en una nueva columna con el símbolo ampersand. Un ejemplo de fórmula sería =A1&B1 para combinar texto sin espacios y =A1&” “&B1 para dejar un espacio entre el texto. La función CONCATENAR puede usarse en lugar del ampersand, pero tiene un límite de 255 cadenas.
• La función UNIRCADENAS puede usarse para combinar múltiples celdas o columnas. Un ejemplo de fórmula sería =UNIRCADENAS(” “, VERDADERO, A1:B1). La fórmula comienza con el delimitador para seleccionar cómo debe separarse el texto, el siguiente paso de la fórmula es ignore_empty, y cuando se usa VERDADERO se ignoran las celdas vacías. La última parte de la fórmula es especificar las celdas que se incluirán.

Rellenar datos automáticamente con patrones

• La función Relleno rápido puede rellenar automáticamente los datos que se ajustan a un patrón. Puedes activar esto manualmente en Datos, Relleno rápido, o puedes introducir la información que quieras en una nueva columna y presionar la tecla Intro para ver la nueva carga de información.

Combinar datos con un identificador común

• La función BUSCARV puede usarse para combinar datos con un nombre o ID común. Un ejemplo de fórmula sería =BUSCARV (A2, ‘‘Different Table’!$A$2:$B$100, 2, VERDADERO) y comienza primero con la celda que quieres buscar, luego, table_array para buscar el valor, a continuación está el número de columna (col_index_num) donde se incluye el valor y luego FALSO para una coincidencia exacta o VERDADERO para una coincidencia aproximada.

Combinar celdas

• Para combinar celdas en Excel, primero selecciona las celdas que quieres combinar. Luego haz clic con el botón derecho, selecciona Formato de celdas, haz clic en la pestaña Alineación y selecciona Combinar celdas en la sección Control del texto. Combinar celdas solo mantendrá los valores enumerados en la celda superior izquierda y descartará los valores de las otras celdas.

Preparar y combinar datos con Alteryx

Por ejemplo, imagina que puedes guardar las funciones de combinación específicas que usas para combinar datos en Excel, personalizadas a cada fuente de datos única y luego reutilizarlas y compartirlas con tus colegas fácilmente.

Con Alteryx, la preparación de datos es accesible, intuitiva y escalable en toda la organización. Al proporcionar una aplicación conectada para que los usuarios puedan explorar, estructurar y producir conjuntos de datos listos para el panel de control, Alteryx ayuda a los usuarios a brindar un análisis más rápido y preciso.

Alteryx fue diseñado desde cero para ayudar a reducir los tiempos de limpieza y preparación de datos. En Alteryx, ofrecemos un análisis de datos visual, fácil de usar e inteligente, que mejora la comprensión de los datos para cualquier proyecto u organización. Consulta nuestra guía para pasar de Excel a Alteryx y regístrate para iniciar una prueba gratis hoy mismo.