Neustrukturierung mehrjähriger Mitarbeiteransprüche mit Alteryx

In einem Dschungel aus gesetzlichen Lohnansprüchen zurechtkommen

Beim Thema Urlaub und bei der Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf gehört Neuseeland zu den fortschrittlichsten Ländern der Welt. Die dortige Regierung geht sogar so weit, dass alle Arten von bezahlter Freistellung zu einer fairen Rate vergütet werden müssen, sodass keine Arbeitnehmer- oder Berufsgruppen benachteiligt werden.

Bei etwa drei Millionen Arbeitnehmenden (Stand 2020) kommen viele Daten und Szenarien zustande. Arbeitgeber:innen sind gesetzlich verpflichtet, für alle erdenklichen Szenarien die korrekte Vergütung sicherzustellen, vom Urlaub bis zur Elternzeit. Seit die Gesetze zur Abwesenheitsvergütung 2003 in Kraft traten, gehören falsche Berechnungen, Inkonsistenzen bei Gehaltsregelungen und menschliche Fehler für neuseeländische Arbeitgeber:innen zum Alltag.

Als Grant Thornton, ein global operierender Anbieter für Geschäftsberatungs-, Steuer- und Audit-Services, den Bedarf an Lösungen zur Sicherstellung korrekter Gehaltsabrechnungen erkannte, wurde Elisha Nuttall, Sr. Manager, Consulting, schnell klar, dass Alteryx genau die passende Plattform ist.

Eine skalierbare Analyse-App

Zu Beginn des Projekts zur Neuberechnung der Gehaltsansprüche mit Alteryx erstellte das Team von Grant Thornton ein Modell für eines der größten Reinigungsunternehmen Neuseelands. Bei 21.000 Beschäftigten bedeutete dies die Auswertung von sechs Milliarden Zeilen an Arbeitszeiterfassungsdaten. Die verschiedenen Ansprüche im Urlaubsgesetz („Holidays Act“) stellen eine Herausforderung für Architektur und Ausführung des Modells dar, sodass im Modell für jede Person während ihrer Beschäftigungszeit nur eine Woche zeitgleich verarbeitet werden kann. Die erste Version der drei maßgeschneiderten Modelle brauchte 3,5 Tage zur akkuraten Verarbeitung aller Berechnungen.

Nuttall schickte sich dann in Zusammenarbeit mit James Martin, dem Gründer von Mission Intelligence, an, eine umfangreiche Alteryx Analytic App zu kreieren, die mit den sich ständig ändernden Urlaubsansprüchen zurechtkam. „Die Hauptmotivation für die Alteryx Analytic App lag darin, zu vermeiden, die Berechnungslogik von Grund auf neu zu erstellen. In der Vergangenheit war dies für jeden neuen Kund:innen ein aufwendiges Unterfangen, das zu Ineffizienzen führte und den Preis so in die Höhe trieb, dass die Lösung für einen Großteil der interessierten Unternehmen nicht mehr erschwinglich war“, so Martin.

Die geplante Analytic App hatte einen wesentlich größeren Funktionsumfang und mehr Flexibilität als frühere maßgeschneiderte Modelle, sodass die Leistung ein Risikofaktor war und eine potenzielle Hürde darstellte. Martin und Nuttall machten sich erneut an die Planung, damit die Anwendung skalierbar und für kleine wie große Unternehmen attraktiv wurde. Die innovative Architektur der App kann die Daten einer einzelnen Mitarbeiterin jetzt in Sekunden neuberechnen, aber auch Zehntausende Beschäftigte können in kürzester Zeit neuberechnet werden.

Ein ganzheitlicher Lösungsansatz

Die Herausforderung ist nicht zu unterschätzen: Jedes Unternehmen in Neuseeland muss die geltenden Urlaubsgesetze einhalten. Die Einhaltung wird durch Employment New Zealand kontrolliert, der arbeitsrechtlichen Aufsichtsbehörde des Landes. Der typische Ablauf ist der, dass Unternehmen ermitteln, wie viel den Beschäftigten zu wenig bezahlt wurde, und diese Summe dann nachträglich ausbezahlen. Nuttall schätzt, dass aktuell nur etwa 10 bis 20 Prozent aller Unternehmen die Gesetze vollumfänglich umsetzen. Mit traditionellen Tools wie Excel und SQL ist die Arbeit von den wenigen qualifizierten Fachkräften schlicht nicht zu bewältigen.

Bei der Vielzahl an Szenarien verstoßen die meisten Unternehmen auf die eine oder andere Art gegen die Regelungen und müssen auf einen Ausgleichsprozess zurückgreifen. Vor Alteryx bestand der gebräuchliche Ansatz darin, eine Auswahl an fälligen Zahlungen manuell zu errechnen und daraus eine Durchschnittsschätzung in Excel zu erstellen. Fehler und Ungenauigkeiten bei der Berechnung waren an der Tagesordnung.

Martin und Nuttall integrierten zunächst 42 verschiedene Abwesenheitsszenarien mit zwölf verschiedenen Konfigurationsoptionen in das App-Modell. So konnte unterschiedlichsten Arbeitsmodellen flexibel Rechnung getragen werden. Das Modell wurde um zwei zusätzliche Schichten erweitert. Die eine Schicht waren Richtlinienparameter des Kunden, anhand derer die App zwischen verschiedenen Szenarien auswählt. Die andere Schicht bilden individuell einstellbare Benutzerkonfigurationen.

Kunden mit einem End-to-End-Service unterstützen

Das Hauptziel bestand für Martin und Nuttall darin, eine Anwendung zu kreieren, die skalierbar, agil und für jedes Unternehmen gut finanzierbar ist. Bedenkt man, dass ein Kunde über 500.000 US-Dollar für ein SQL-basiertes Modell ausgegeben und zusätzlich über 100.000 USD in eine zusätzliche Prüfung durch eine Beratungsfirma investiert hatte, erwies sich die mit Alteryx kreierte Gehaltsberechnungs-App schnell als einzigartige Alternative im Markt. Der Stellenwert des Berechnungsmodells lässt sich am besten durch die Kosten beziffern, die eine falsche Berechnung nach sich ziehen kann:

• Ausgleichszahlungen können sich auf über 1,5 Millionen USD belaufen.
• Darüber hinaus ist mit Kosten für Rechts- und Unternehmensberater:innen zu rechnen.
• Unterbezahlungen können bis zu 1 % der gezahlten Löhne in jedem der 6 Jahre betragen, in denen eine Neuberechnung in Betracht gezogen werden muss.
• Die Kosten für Planung und Durchführung des Prozesses können am Ende höher sein als die fälligen Gehaltsnachzahlungen.

„Wir haben mit dem komplexesten Bereich des Ausgleichszahlungsprozesses begonnen, einem Bereich mit wenigen Anbietern: der Neuberechnung der korrekten Urlaubsgelder für Beschäftigte für einen Zeitraum von 6+ Jahren. Von dort aus haben wir die Anwendung zu einem End-to-End-Service ausgeweitet, mit dem Kund:innen im Bereich der Ausgleichszahlungen Hunderttausende von Dollar sparen können“, so Nuttall.

Basierend auf dem Erfolg der ersten Version ihrer Alteryx App haben Grant Thornton und Mission Intelligence eine erweiterte Version erstellt, die alle Aspekte der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitnehmeransprüche von Neuseeland abdeckt. In dieser App können Benutzende zwischen fünf Compliance-Bereichen und insgesamt 38 Konfigurationsoptionen auswählen. In der zweiten Version wurde die Anzahl der verschiedenen möglichen Abwesenheitsszenarien von 42 auf fast 150 erweitert – sodass alle Arbeitnehmergruppen in Neuseeland abgedeckt werden.