Merlin Properties transformiert und automatisiert interne Audits mit Alteryx

Merlin Properties ist die führende SOCIMI (Sociedad Anónima Cotizada de Inversión Inmobiliaria, börsennotierte Immobilien-Investmentgesellschaft in Spanien) und zählt zu den 10 größten Real Estate Investment Trusts (REITs) Europas. Die Haupttätigkeit der Gesellschaft ist der Erwerb und die Verwaltung qualitativ hochwertiger gewerblicher Immobilien mit Fokus auf Büros, Einzelhandel, Logistik und Rechenzentren. Nach 8 Jahren auf dem Markt beläuft sich das Portfolio von Merlin Properties auf ein Immobilienvermögen von etwa 11.390 Mio. Euro, verteilt auf über 150 Bürogebäude, 14 Einkaufszentren, 55 Logistiklager, 3 Hotels und 4 im Bau befindliche Rechenzentren.

Aufgrund der Anzahl der Assets und der Komplexität der zu verarbeitenden Daten benötigte Merlin Properties eine Möglichkeit, seine Finanz- ebenso wie andere Informationen effizient zu analysieren und zu auditieren.

Der Ausgangspunkt ist ein dynamisches und komplexes Unternehmen mit vielen verschiedenen Technologien und einer großen Menge an Daten aus verschiedenen Quellen. Ziel war es, externe Datenquellen zu aggregieren und auf dem neuesten Stand zu halten, um Informationen von allen Zulieferern in Echtzeit zu erhalten.

Dies stellte für Merlin Properties ein Problem auf drei Ebenen dar:

• Wie können die Daten extrahiert und verarbeitet werden?
• Wie können die Daten auf eine strukturierte und organisierte Art und Weise dargestellt werden?
• Wie können die Daten genau analysiert und für eine bessere Entscheidungsfindung genutzt werden?

Digitale Transformation und Automatisierung der Abteilung für interne Audits

Hauptzweck des Projekts ist die digitale Transformation und Automatisierung der Abteilung für interne Audits. Auch sollen neue Innovationen mit klaren, leicht verständlichen Ergebnissen integriert werden.

Zu Beginn definierte Merlin Properties drei Hauptziele. Erstens wollte man mehr Kontrolle über die Daten haben, um interne Fehler und Probleme zu erkennen. Zweitens wollte man Kosten senken, indem möglichst günstig auf alle Daten zugegriffen wird. Und drittens sollte Betrugsfällen vorgebeugt werden.

Die Durchführung dieses ehrgeizigen Projekts wurde dank der Zusammenarbeit von Alteryx mit PwC Spain möglich. Sie waren für die Beratung und Implementierung der technischen Aspekte der Lösung zuständig.

Ein Paradigmenwechsel

Bei dieser Art von Projekt basiert der traditionelle Ansatz auf sehr oberflächlichen Geschäftskenntnissen, was sehr teuer sein kann – es sind alles Analysen. Es gibt auch eine dritte Säule, und das ist die grundlegendste und komplexeste: die Datenverwaltung. Mit diesem Projekt hat Alteryx den Schwerpunkt verlagert und dem Geschäft mehr Relevanz verliehen. Alteryx suchte nach einem Tool, das vom Unternehmen geschäftlich genutzt werden könnte, einer Plattform, von der jede Anwenderin und jeder Anwender profitieren könnte. Vor diesem Hintergrund bestand das Ziel darin, die Datenanalyse und -verwaltung zu demokratisieren.

Auf der Grundlage des Hauptziels – der Transformation der internen Audit-Abteilung – legte Merlin Properties weitere Ziele fest. Dazu gehörten die Digitalisierung und Automatisierung von Schlüsselprozessen innerhalb der internen Audit-Abteilung, die Definition dynamischer Scorecards für Schlüsselprozesse sowie die Erstellung von Scorecards zur Nachverfolgung des Status von Aufgaben der internen Audit-Abteilung. All dies musste halbautomatisch durchgeführt werden, ein Prozess, der ohne externe Eingriffe ausgeführt werden sollte. Um dies zu erreichen, investierte Alteryx neben der Integration der geeignetsten Technologie viel Arbeit in die Schulung des Teams von Merlin Properties, um sie zu individuellen Teilnehmerinnen, Teilnehmern und Führungskräften der Transformation zu machen.

Es wurden weitere allgemeine Ziele in das Projekt aufgenommen. So sollten Datenanalysetechniken demokratisiert, Kosten gesenkt und alle verfügbaren Ressourcen maximiert werden. Zudem sollten wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden, damit Fachkräfte sich auf komplexere Arbeiten konzentrieren können. Interne und externe Datenquellen sollten integriert werden, um eine höherwertige Analyse zu erzielen. Hinzu kamen weitere Ziele wie die Generierung anpassungsfähiger und modularer Überprüfungen gemäß den jeweiligen Kundenanforderungen und die Prognose von Auswirkungen für die Stakeholder des Unternehmens.

Wichtige Prozesse, die im Transformationsprojekt enthalten sind

Der Transformationsprozess von Merlin Properties umfasst die folgenden wesentlichen Prozesse: Verbindlichkeiten, Forderungen, Buchhaltung, Personal, CAPEX, OPEX, Rechnungsstellung, SCIIF Scoping Matrix, Risiko- und Kreditrisiko-Zuordnung.

Basierend auf den im Buchungssystem SAP verfügbaren Transaktionsdaten identifizierte Alteryx die Datentabellen und entwarf eine eigene Datenbank mit allen nötigen Datenströmen. Das Projektteam führte dann ein Datenqualitäts-Audit durch und korrigierte alle ermittelten Fehler, um die Zuverlässigkeit aller genutzten Informationen sicherzustellen. Nach der Einrichtung der Datenbank und der Datenflüsse sowie der Analyse der Datenqualität wurde das Design der Informationsdarstellung getestet. So konnten die relationalen Modelle optimiert und die ersten Scorecards veröffentlicht werden. Der nächste Schritt bestand darin, die Beschäftigten der Audit-Abteilung in der Nutzung der neuen Tools zu schulen.

Projektergebnisse

Durch den Transformationsprozess verfügt Merlin Properties nun über automatisierte Prozesse und Berichte, wodurch die Ressourcennutzung deutlich reduziert wird. Gleichzeitig wurden Fehler durch menschliche Eingriffe und manuelle Prozesse beseitigt, was die Effizienz steigert. Die unternehmensweite Konsolidierung aller Daten und Berichte führt dazu, dass Duplizierung und Ineffizienz in allen Bereichen vermieden werden, was wiederum Ressourcen in der Audit-Abteilung für andere Aufgaben freisetzt. Nachdem das Merlin Properties Team nun führende Datenanalysetools und BI-Tools (Alteryx und Power BI) integriert hat, können Entscheidungen auf der Grundlage üblicher Kriterien, Daten und Methoden vertrauensvoller getroffen werden.

Ein weiterer Vorteil der von Merlin Properties durchgeführten Transformation besteht darin, dass das Unternehmen nahezu in Echtzeit überwacht und gesteuert werden kann. Dies ermöglicht es Benutzenden, verschiedene Konzepte zu analysieren, von der Leistung eines gesamten Geschäftsbereichs bis hin zur korrekten Ausführung eines Buchführungseintrags. Das ist deshalb so bahnbrechend, weil Sie nicht mehr auf Quartalsberichte warten müssen, sondern jederzeit wertvolle Berichte erhalten können.

Automatisch aktualisierte Daten auf einer einzigen Plattform

Zusammenfassend hat das Automatisierungs- und Transformationsprojekt bei Merlin Properties dazu geführt, dass die Abteilung für interne Audits Zugang zu allen relevanten Informationen des Unternehmens erhält. Diese Daten sind immer auf dem neuesten Stand und werden automatisch in eine einzige Plattform gespeist, was die Arbeitsleistung des Teams erheblich verbessert. Dank des Alteryx Projekts können interne Audit-Expertinnen und -Experten, Manager und andere Mitglieder der Organisation bei Merlin Properties nun Echtzeitdaten auf einen Blick beurteilen und dazu nutzen, tagtäglich die besten Entscheidung zu treffen.