Jebsen Group: Schlüssel zur digitalen Transformation

In Zusammenarbeit mit Alteryx Premier Partner NCS NEXT implementierte das GIT-Team Alteryx. Anfangs diente die Plattform in erster Linie als Datenzusammenführungs-Tool, um das Team dabei zu unterstützen, verschiedene Datentypen aus über 100 Anwendungen aus den Bereichen Finanzen, Lieferkette, Vertrieb und mehr miteinander in Einklang zu bringen. Transaktionen, Verträge, KPIs, Zuordnungsdateien, Budgets und mehr mussten abgeglichen werden, um ein vollständiges Bild der Leistung und Anforderungen des Unternehmens zu erhalten.

Der erste Anwendungsfall begann mit einem Prototyp für das Buchhaltungsteam, der den manuellen Arbeitsaufwand für die Datenvorbereitung und den Datenabgleich reduzieren sollte. Alteryx vergleicht die Bankkontodaten von Jebsen mit den Buchungseinträgen im Oracle ERP-System und erstellt eine Tabelle, in der das Team alle Ausnahmen überprüfen kann. Mit manuellen Vergleichsmethoden könnte dieser gesamte Prozess Tage dauern. Jetzt ist er jedoch in wenigen Minuten abgeschlossen, sodass sich das Buchhaltungsteam mit voller Gewissheit, dass die Quellen korrekt sind, auf die Zahlen konzentrieren kann.

„Nach diesem ersten Anwendungsfall wurde uns klar, dass Alteryx auch für ETL ein sehr leistungsstarkes Tool ist“, so Tang. „Es gibt eine große Auswahl an vorgefertigten Konnektoren, mit denen wir alle unsere Anwendungen verknüpfen und unsere Daten konsolidieren können.“

Das GIT-Team arbeitet mit Stakeholdern im gesamten Unternehmen zusammen, um wiederkehrende manuelle Prozesse in den Bereichen Finanzen, Logistik, Kundenservice und anderen Kernfunktionen von Jebsen zu identifizieren. Durch die gezielte Adressierung dieser zeitaufwendigen Aufgaben können die einzelnen Mitarbeiter:innen Stunden in ihrer Arbeitswoche einsparen, was sich schnell zu einer enormen Zeitersparnis im gesamten Konzern summiert.

Tang erklärt: „Jeder ist mit der Arbeit mit Tabellenkalkulationen vertraut. Wenn es jedoch viele Arbeitsblätter gibt, von denen jedes mehrere Formeln enthält, kann es Stunden oder Tage dauern, Probleme aufzuspüren und zu verstehen, wie alles funktioniert. Mit Alteryx können wir alles transparent machen und etwaige Unstimmigkeiten oder Probleme innerhalb einer Stunde ausmachen.“

Früher konnte es mehrere Monate dauern, bis das GIT-Team mit herkömmlichen Datenverarbeitungs- und Entwicklungsmethoden einen neuen Anwendungsfall bereitstellen konnte. Mit Alteryx aber kann ein Prototyp in nur zwei Wochen fertig sein. In weniger als einem Monat kann das Team einen Prozess von der Ideenfindung über den MVP bis hin zur Feinabstimmung und zum Training führen.

Das GIT-Team schöpft so viel Nutzen aus Alteryx, was zum Teil an der Einfachheit des Systems liegt. Da für die Einrichtung eines Workflows nur ein sehr geringer Programmieraufwand erforderlich ist, kann man sich schnell mit der Plattform vertraut machen – und neue Prozesse lassen sich noch schneller erstellen. Und wenn der Workflow erst einmal läuft, kann er mit sehr wenig manuellen Eingriffen sofort einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen, wodurch die Zeit, die jedes Team für die Gewinnung von Erkenntnissen benötigt, drastisch reduziert wird.

Benutzer:innen sparen Stunden bei der Datenvorbereitung, da der Workflow bei Bedarf automatisch eine Verbindung zu mehreren Datenquellen herstellt, vordefinierte Geschäftslogik anwendet und alle Datenqualitätsprobleme aufzeigt – und das alles innerhalb von Minuten und in manchen Fällen sogar von Sekunden. Dadurch wird auch das allgegenwärtige Risiko menschlicher Fehler verringert und sichergestellt, dass alle verwendeten Daten korrekt sind. Alteryx Workflows verarbeiten jetzt regelmäßig kritische, hochsensible Unternehmensdaten in einer absolut sicheren Umgebung.

Während Tang und ihr Team immer mehr Anwendungsfälle für Alteryx einführen, erhalten sie entscheidende Unterstützung von NCS NEXT: bei der Erstellung von Workflows in Alteryx, der Einrichtung von Integrationen mit anderen Systemen und bei der Behebung von Fehlern in den sich entwickelnden Projekten. Das ermöglicht es dem Team, noch anspruchsvollere Lösungen zur Unterstützung der verschiedenen Geschäftsbereiche zu entwickeln.

„Wir haben Alteryx Berater bei Jebsen stationiert“, erklärt Kelvin Law, Solution Consultant bei NCS NEXT. „Sie helfen dem Group Information Technology-Team, neue Anwendungsfälle schneller zu entwickeln und bereitzustellen, und sie helfen ihnen, alle Funktionen der Alteryx Platform zu verstehen.“

Das GIT-Team nutzt außerdem die Ressourcen der Alteryx Community, um sicherzustellen, dass Jebsen das Beste aus der Plattform herausholt. „Wenn es eine Funktionalität gibt, die für uns neu ist, ist es ganz einfach, Alteryx Ressourcen zu finden, die Tipps oder Einblicke geben können“, so Tang.

Im Jahr 2021 startete das GIT-Team eine neue Initiative, um ein einziges Data Warehouse für Jebsen zu schaffen. Eine zentrale Komponente in Tangs Plan ist der Einsatz von Alteryx als „Berechnungsmaschine“, wie sie es beschreibt, um den Geschäftsanwender:innen bei Jebsen fortschrittliche Analysen an die Hand zu geben und sie zu ermutigen, die Erkenntnisse aus den Daten der Gruppe zu maximieren.

„Wir wollen weg von einfacher Business Intelligence und hin zu einer stärker von Machine Learning und KI gesteuerten Perspektive“, so Tang. „BI basiert größtenteils auf historischen Daten und einigen externen Marktdaten – das reicht nicht aus, um unser langfristiges Wachstum zu unterstützen. Wir möchten Predictive Analytics nutzen, um fundiertere Entscheidungen zu treffen und historische Daten regelmäßig auf betriebliche Effizienz überprüfen.“

Alteryx ist auch Teil eines umfassenderen digitalen Transformationsprozesses im Konzern. „Wir streben nach kontinuierlicher Innovation“, so Tang. „Spitzentechnologie ist der Schlüssel für unsere Mission, den Markterfolg unserer Kunden weiter auszubauen und ihnen erstklassige Produkte anzubieten – und Alteryx ist ein Teil davon.“