In den letzten zehn Jahren hat sich die Art und Weise, wie Unternehmen Prozesse verwalten und Daten zu Transaktionsereignissen speichern, die von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) erfasst werden, erheblich weiterentwickelt. Einige der neuesten Entwicklungen sind das Ergebnis einer stetigen Migration in die Cloud. Denn Cloud-Systeme werden üblicherweise regelmäßig aktualisiert, erfordern weniger Wartung, weisen eine bessere Leistung auf und haben eine bessere Verfügbarkeit als On-Premises-Systeme.
Die Datenarchitektur von heute ist das Ergebnis zahlreicher inkrementeller Schritte, mit denen die in ERP-Systemen integrierten analytischen Funktionen erweitert wurden. Aufgrund der Weiterentwicklung der Datenarchitektur, dank der ein ERP-System automatisch Informationen aus verschiedenen Datensatzsystemen einbeziehen kann, wird sich der Umfang von Analysen und Berichterstellung wahrscheinlich weiter vergrößern. Denn integrierte Analysen (ein System, das Daten aus mehreren diskreten Quellen enthält) werden zunehmend zum Standard für ERP-Systeme.
Früher beschwerten sich alle über ERP-Systeme. Als sie in den 90er Jahren erstmals eingeführt wurden, wurden ERP-Systeme mit Verweis auf einen damals in den USA populären Werbeslogan für ein Ungezieferbekämpfungsmittel als „Kakerlakenfalle“ für Daten kritisiert: „Die Daten kommen rein, aber nicht wieder raus.“ Im Gegensatz dazu hat unsere Benchmark-Studie für die Finanzabteilung herausgefunden, dass zwei Drittel (66 %) der Unternehmen sagen, dass es einfach oder sehr einfach sei, nützliche Informationen aus einem ERP-System zu erhalten. Die vorkonfigurierten Funktionen von ERP-Systemen wurden zunehmend um Berichterstellung und Analysen erweitert, insbesondere in Form von konfigurierbaren Dashboards, die auf die Anforderungen bestimmter Personen in bestimmten Rollen zugeschnitten sind. Diese Ergänzungen haben das Benutzererlebnis verbessert, die erforderlichen Informationen leicht zugänglich gemacht und es ermöglicht, dass Beschäftigte nach dem Prinzip „Management by Exception“ arbeiten. Führungskräfte müssen nicht mehr aktiv nach Problemen suchen. Stattdessen werden ihnen Ausnahmen sofort signalisiert.
Unsere Benchmark-Studie hat ergeben, dass 81 % der Befragten die Funktion ihrer ERP-Systeme als gut oder sehr gut einstuften. ERP-Systeme eliminieren Batch-Prozesse und nutzen eine speicherinterne Verarbeitung, was eine kontinuierliche Rechnungslegung unterstützt, wie ich sie das erste Mal im Jahr 2015 definiert habe. Die kontinuierliche Rechnungslegung ist ein Ansatz zur Steuerung des Rechnungslegungszyklus, der zeitaufwendige taktische Probleme löst, aufgrund derer es Finanz- und Buchhaltungsabteilungen an Zeit und Fokus für eine strategischere Ausrichtung fehlt. Das Verfahren automatisiert mechanische, repetitive Rechnungslegungsprozesse auf kontinuierliche, durchgängige Weise. Das ist effizienter und gewährleistet Datenintegrität, was entscheidend ist. Mangelnde Datenintegrität ist die Hauptursache für viel zeitaufwendige Arbeit, die wenig Mehrwert erzeugt. Durch die kontinuierliche Rechnungslegung werden die abteilungsbezogenen Workloads kontinuierlich und gleichmäßiger über die Rechnungslegungszeiträume verteilt. Das vermeidet Engpässe und optimiert den Zeitpunkt und die Reihenfolge der Rechnungslegungsaufgaben.
Auch wenn manche Gründe für die Unzufriedenheit mit ERP-Systemen in Angriff genommen wurden, bleiben andere weiterhin bestehen. Während beispielsweise 35 % der Befragten sagen, dass ihre Systeme so einfach zu verwenden seien, wie man es erwarten kann, geben 60 % an, dass Verbesserungen erforderlich seien, und 4 % glauben, dass ihr System schwierig zu verwenden sei.
ERP-Systeme haben einen durchaus gerechtfertigten Ruf dafür, schwer zu implementieren zu sein. Der inhärente Grund ist jedoch, dass sie komplexe, funktionsübergreifende Prozesse verwalten, die strenge Kontrollen erfordern. Darüber hinaus können Cloud-Implementierungen schneller und kostengünstiger sein, wenn Unternehmen auf unnötige Anpassungen verzichten und die in das System integrierten Best Practices anwenden. Anbieter bieten zunehmend Funktionen für bestimmte Branchen und sogar für Mikrosegmente an – beispielsweise ein System, das speziell für Bierbrauereien entwickelt wurde und nicht für die allgemeine Lebensmittel- und Getränkekategorie.
Es bestehen jetzt die besten Voraussetzungen für ein Dekade der Innovation, die es Unternehmen ermöglichen, die vorhandenen Funktionen voll auszuschöpfen und neue Technologien zu integrieren, die für eine Neudefinition der Arbeitsweisen von Finanz- und Buchhaltungsabteilungen sorgen. In den nächsten 10 Jahren wird sich die Informationstechnologie stärker auf die Arbeitsweise von Unternehmen auswirken als in den letzten 60 Jahren des Informationszeitalters.
Größere Unternehmen haben seit Jahrzehnten mit der Verwendung mehrerer ERP-Systeme zu kämpfen. Unsere Benchmark-Studie zur Planung von Unternehmensressourcen der nächsten Generation hat ergeben, dass 69 % der Unternehmen mit 1.000 oder mehr Beschäftigten ERP-Systeme von mehreren Anbietern im Einsatz haben. Der Einsatz mehrerer Systeme wird häufig über ein Konsolidierungssystem verwaltet, das die Zusammenführung von in mehreren Systemen erfassten Buchhaltungstransaktionen vereinfacht, um Finanzberichte auf Ebene der Zentrale zu erstellen. Dieser Prozess ist jedoch zeitaufwendig und wird in der Regel monatlich durchgeführt. Bei einem alternativen „Universaljournal“ wird jede Transaktion aus jedem ERP-System in ein zentrales System quergebucht, sodass eine aggregierte, konsolidierte Echtzeitansicht möglich ist. Darüber hinaus würde durch die tägliche Berechnung (aber nicht notwendigerweise Buchung) von Abschreibungen, Rückstellungen und ähnlichen abstrakten Einträgen ein Abschluss der Zentrale, der Abteilung oder der Region auf unterjähriger Basis verfügbar sein. Heute verfügbare Technologie macht dies theoretisch möglich, aber aufgrund der hohen Kosten hält sich die Akzeptanz in Grenzen.
Künstliche Intelligenz wurde übermäßig stark beworben und ihre Auswirkungen auf Finanzen und kurzfristige Auswirkungen auf die Buchhaltungsabteilungen wurden übertrieben dargestellt. KI bedeutet nicht, dass auf einmal ein Roboter die Abteilung leitet. Stattdessen sorgt KI – mithilfe von Machine Learning – dafür, dass die roboterhafte Arbeit, die Buchhalter:innen heutzutage plagt, entfällt. Mittlerweile wird KI bereits in Bereichen wie Dokumentenscans und Spracherkennung eingesetzt. Fehlerhafte Daten stellen eine große Hürde für das erfolgreiche Training von KI-Systemen dar und sorgen für eine eingeschränkte Akzeptanz. KI wird jedoch bereits zur Automatisierung der Datenbereinigung im großen Maßstab verwendet. In naher Zukunft werden ERP-Anbieter KI nutzen, um die Datengenauigkeit am Eingabepunkt zu unterstützen. So werden Fehler und Auslassungen – wie das Weglassen notwendiger Informationen zu einer Transaktion aus einem Datensatz – vom System vor der Eingabe des Datensatzes erkannt. Das bereits im Einsatz befindliche Natural Language Processing wird den Trainingsbedarf zunehmend verringern, da Menschen die Aufgabe, die sie ausführen möchten, sagen oder tippen. Eine Vielzahl individueller kleiner Fortschritte, die durch KI unterstützt werden, wird die Art der Arbeit, die die Buchhaltungsabteilung leistet, kontinuierlich in Richtung eines analytischeren und proaktiveren Handelns verlagern, weg von der altmodischen Erbsenzählerei.
Cloudbasierte ERP-Systeme sind nicht neu, aber ihr inhärenter Nutzen wurde bisher nur in geringem Maße beansprucht. Die Cloud ist ein Segen für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), da Beschäftigte die Software nicht mehr warten müssen und die Kosten für Computing und Speicher aufgeteilt werden. So ist eine bessere Leistung zu einem erschwinglichen Preis möglich. In einer Cloud-Umgebung haben Anbieter eine bessere Kontrolle über die Betriebsumgebung des Systems und es ist einfacher, Innovationen und Verbesserungen vorzunehmen, insbesondere in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Benutzererlebnis. Es gibt eine breite Palette potenzieller Dienstleistungen, die beispielsweise B2B-Transaktionen vereinfachen und Unternehmensdienstleistungen mit Mehrwert bieten. Auch davon profitieren KMUs, die weniger Ressourcen haben, mit höherer Wahrscheinlichkeit als größere Unternehmen.
Unsere Untersuchungen deuten darauf hin, dass Unternehmen ERP-Systeme im Durchschnitt alle 10 bis 12 Jahre ersetzen. Viele Unternehmen arbeiten jedoch noch länger damit. Obwohl der Austausch eines ERP-Systems teuer und herausfordernd ist, sollte das Führungsteam, insbesondere der CFO, prüfen, ob ein bestehendes System die Geschäftsanforderungen noch erfüllt, und überlegen, was stattdessen mit neuer Software, insbesondere einer cloudbasierten Anwendung, erreicht werden könnte.
Für weitere Informationen werfen Sie einen Blick in das Starter-Kit für die Finanzabteilung.
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